Czy organ administracji publicznej może wydać zaświadczenie stwierdzające nieistnienie faktów lub nieistnienie określonego stanu prawnego? W temacie tym wypowiedział się WSA w Lublinie.

Stowarzyszenie zażądało od starosty wydania zaświadczenia, że w zasobach archiwalnych zgromadzonych w powiatowym ośrodku dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej (PODGiK) nie znajdują się żadne informacje i materiały dotyczące wskazanych działek ewidencyjnych, sporządzone przed 1955 rokiem.

Starosta w drodze postanowienia odmówił wydania zaświadczenia żądanej treści, a stanowisko organu podtrzymał wojewódzki inspektor nadzoru geodezyjnego i kartograficznego.

Co na to WSA? Otóż sąd wskazał, że po pierwsze, organ administracji publicznej nie możne wydać zaświadczenia stwierdzającego nieistnienie faktów lub nieistnienie określonego stanu prawnego (zob. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 26 września 2019 r., sygn. akt II SA/Gd 289/19). Po drugie, przepisy dotyczące wydania zaświadczenia nie zobowiązują organu do poszukiwania akt spraw w innych organach i instytucjach. W związku z tym, jeżeli dane niezbędne do wydania zaświadczenia nie są w posiadaniu organu, do którego zgłoszono żądanie wydania zaświadczenia, to zachodzą uzasadnione przesłanki do wydania postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia.

WSA podkreślił, że zaświadczenie – w rozumieniu przepisów Kpa – jest urzędowym potwierdzeniem w formie pisemnej obiektywnie istniejącego stanu rzeczy (faktycznego lub prawnego), dokonanym przez organ administracji publicznej na żądanie zainteresowanej osoby, której interes jest oparty na przysługującym jej uprawnieniu (prawie). Zaświadczenie nie jest w swojej istocie aktem administracyjnym, lecz czynnością faktyczną, ponieważ nie jest oświadczeniem woli, lecz wiedzy. Jeżeli zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem istnienia określonego stanu prawnego lub faktów, to przy jego pomocy organ stwierdza jedynie to, co jest mu wiadome, nie rozstrzyga zaś w rzeczywistości żadnej sprawy.

Co więcej, w trybie wydawania zaświadczenia nie jest zatem dopuszczalne dokonywanie jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przeprowadzone postępowanie wyjaśniające może dotyczyć jedynie zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ danych ewidencyjnych, rejestrów lub innego rodzaju danych, albo też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy oraz faktów bądź stanu prawnego, którego poświadczenia ten się domaga. Jest ono w konsekwencji ograniczone do badania dokumentacji o charakterze określonym w art. 218 § 1 Kpa.

Rolą zaświadczenia jest tylko potwierdzenie (poświadczenie, stwierdzenie) określonych faktów lub okoliczności, a nie ich wykreowanie (wytworzenie). Zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem istnienia określonego stanu prawnego lub faktów, a przy jego pomocy organ stwierdza, co jest mu wiadome, nie rozstrzyga jednak żadnej sprawy. W judykaturze jednolicie wskazuje się, że nie można więc wydać zaświadczenia stwierdzającego nieistnienie faktów lub nieistnienie określonego stanu prawnego (por. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 26 września 2019 r., sygn. akt II SA/Gd 289/19). Wydane zaświadczenie ze swej istoty ma potwierdzić istnienie określonych faktów lub stanu prawnego (por. wyrok NSA z dnia 8 kwietnia 2025 r., sygn. akt III OSK 2759/23). Zaświadczenie z natury rzeczy zawiera w sobie element potwierdzenia danego stanu rzeczy, a nie jego zaprzeczenia (por. wyrok WSA w Krakowie z dnia 13 marca 2019 r., sygn. akt III SA/Kr 93/19).

W konsekwencji WSA przyznał rację organom I i II instancji i oddalił skargę stowarzyszenia.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 29.04.2025 r., sygn. akt III SA/Lu 117/25, orzeczenie nieprawomocne

Źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl