Ustawa o finansach publicznych wprost dopuszcza możliwość korzystania z kart płatniczych przez podmioty zobowiązane do jej stosowania. Zgodnie z art. 247 ust. 3 ustawy przyznane komukolwiek prawa do korzystania z kart płatniczych uprawniających do dysponowania środkami publicznymi danej jednostki powinno zostać poprzedzone wydaniem przez zarząd stosownych przepisów  wewnętrznych. Zarząd jednostki jest właściwy do wydania takich regulacji zarówno w stosunku do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, jej jednostek organizacyjnych jak również samorządowych osób prawnych.

Uchwała lub zarządzanie w tej sprawie musi zawierać następujące elementy:

• szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych i osób prawnych, 
• szczegółowe zasady, sposób i tryb korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych i osób prawnych,
• zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków. 

Określenie zasad wewnętrznych ma przeciwdziałać m.in. takim zjawiskom jak niewłaściwe dokumentowanie wydatków publicznych (np. wyciągiem z konta bez faktury czy rachunku, którego dotyczył wydatek) czy dokonywanie ze środków publicznych płatności za prywatne wydatki. Należy pamiętać, że ostatnie zachowanie po pierwsze stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 11 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych) pod Rugie może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W przepisach wewnętrznych dotyczących przyznawania i korzystania z kart płatniczych warto określić również procedurę zwrotu karty, przypadku odebrania uprawnień do korzystania z niej, zasady korzystania z bankomatów przy użyciu karty (w tym przypadku nie mamy do czynienia z rozliczeniem płatności), oraz tryb postępowania oraz odpowiedzialności pracownika w razie utraty karty.