Czy konieczne jest tworzenie w urzędach map zagrożeń etycznych? Czy potrzebna jest specjalna procedura uzupełniania takiej mapy i kto powinien ją moderować? 

W interesie zarządzających w urzędach samorządu terytorialnego jest uświadomienie sobie typowych zagrożeń, jakie mogą występować w związku z prowadzoną działalnością. Identyfikacja obszarów ryzyka oraz występujących nieprawidłowości ułatwi wczesne zabezpieczenie się przed nimi i ich eliminację. Niektóre z występujących nieprawidłowości mogą być związane z działaniami korupcyjnymi lub występowaniem konfliktu interesów.

Osoby zarządzające oraz pracownicy urzędu mają możliwość zidentyfikowania potencjalnego ryzyka naruszenia norm etycznych w działalności urzędu. Wiedzą one najlepiej, gdzie mogą pojawić się ewentualne zagrożenia. Odpowiedzialność za określenie obszarów ryzyka spoczywa na wielu osobach. 

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest, gdy procedurę oceny ryzyka realizują niezależnie:

1. członkowie kierownictwa wyższego szczebla,
2. doradca / trener ds. etyki,
3. członkowie kierownictwa danej komórki organizacyjnej / grupy pracowników,
4. pracownicy odpowiedzialni za wypełnianie określonego zadania.

W większości urzędów administracji publicznej istnienie niektórych lub większości potencjalnych obszarów ryzyka ma związek z zakresem uprawnień oraz z obowiązującymi procedurami. Kolejnym krokiem w ocenie ryzyka jest określenie, czy istniejące procedury przyczyniają się do wyeliminowanie lub ograniczenia ryzyka.

Do przykładowych czynników ryzyka, na które należy zwrócić uwagę zalicza się:

1. podejmowanie decyzji i sprawowanie kontroli nad procesem podejmowania decyzji przez jedną i tę samą osobę lub grupę osób,
2. praca samodzielna,
3. istnienie niejasnych kryteriów podejmowania decyzji bądź ich brak,
4. gospodarowanie dużymi sumami pieniędzy bądź udzielanie zamówień o znacznej wartości,
5. wysokie koszty określonych usług lub ograniczony dostęp do nich 
6. ocena wniosków i podejmowanie decyzji w sprawie ich uwzględnienia lub odrzucenia przez tę samą osobę lub grupę osób,
7. ocena ofert przetargowych i podejmowanie decyzji w sprawie udzielania zamówień przez tę samą osobę lub grupę osób,
8. składanie skarg na naruszenie zasady uczciwości, które następnie nie są
9. rozpatrywane,
10. brak jasno określonych procedur,
11. brak środków umożliwiających sprawowanie zarządu i sprawowanie nadzoru nad procesem podejmowania decyzji,
12. bezpośrednie kontakty pomiędzy beneficjentami a osobami podejmującymi dotyczące ich decyzje,
13. sytuacje, w których w interesie kogoś z organizacji lub osób z zewnątrz leży, aby poprosić jej pracowników o zignorowanie obowiązujących procedur.

Mapa zagrożeń etycznych ze swego założenia ma charakter otwarty co oznacza, iż w miarę upływu czasu może być uzupełniana o kolejne zagrożenia.  Co do zasady sobą odpowiedzialną za identyfikację zagrożeń etycznych w obszarze etyki powinien być pełnomocnik ds. etyki. Jeżeli natomiast w urzędzie nie powołano takiej osoby może to być wyznaczony w tym celu pracownik urzędu. 

Nie jest wymaga więc określenia żadnej procedury uzupełnianie kolejnych elementów mapy zagrożeń, gdyż w kompetencji pełnomocnika ds. etyki/osoby wyznaczonej do tego zadania pozostaje wskazywanie w mapie nowych zagrożeń na podstawie informacji uzyskiwanych od pracowników urzędu na temat zachowań nieetycznych.  Bowiem każde zachowanie, które zostało do tej kategorii zakwalifikowane, a nie znalazło jeszcze odzwierciedlenia w mapie zagrożeń etycznych powinno tam zostać wpisane. 

Jeżeli jednak urząd pragnie przyjąć inną formę uzupełniania mapy zagrożeń, poprzez określenie szczegółowej procedury i wskazanie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad tym dokumentem oczywiście ma do tego prawo, byleby pozostawała ona w zgodzie z ogólnym zamysłem i charakterem mapy zagrożeń etycznych.