Czy z obowiązujących przepisów prawa wynika obowiązek wyrażania zgody na udział prasy i osób postronnych (niezaproszonych) na posiedzenia, spotkania, zebrania, narady itp. organizowane na terenie Urzędu i jednostek podległych. Kwestia ta postawiona została w kontekście regulacji zawartej w ustawie o dostępie do informacji publicznej, w której, jak stwierdziła zwracająca się o opinię: " jest mowa o wstępie na posiedzenia organów tj. posiedzenia komisji Rady i Sesje, na których to biorą udział osoby postronne."

Eksperci MAiC w ramach projektu Dobre prawo – sprawne rządzenie wyjaśniają iż w świetle obowiązujących regulacji prawnych, w szczególności w związku z zasadą jawności wynikającą z Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o samorządzie gminnym, prawo wstępu osób postronnych (w tym prasy) ograniczone zostało do posiedzeń rady gminy oraz jej komisji. Podmioty te nie dysponują publicznym prawem podmiotowym obejmującym roszczenie o umożliwienie wstępu na inne zebrania (spotkania, narady) organizowane na terenie urzędu gminy oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, w związku z czym nie ma obowiązku wyrażania zgody na udział tych podmiotów w tego rodzaju spotkaniach.

Problematyka zasady jawności i dostępu do posiedzeń organów samorządowych stała się również, jak już wspomniano, przedmiotem regulacji samorządowych ustaw ustrojowych. Ograniczając rozważania do samorządu gminnego wskazać w tym kontekście należy na art. 11b u.s.g. Przepis ten wprowadza zasadę jawności działalności organów gminy (ust. 1). Zgodnie z ust. 2 tego artykułu jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. Przywołany przepis koresponduje zatem z treścią art. 18 u.d.i.p., z jednej strony potwierdzając prawo dostępu na posiedzenia (sesje) rady gminy, z drugiej zaś, ustawowo rozszerzając prawo dostępu do posiedzeń organów kolegialnych na posiedzenia komisji rady gminy.

Nie ulega przy tym wątpliwości, że komisje rady gminy (zarówno komisje stałe, w szczególności komisja rewizyjna, jak i komisje doraźne) mają charakter kolegialnych organów pomocniczych rady gminy w rozumieniu art. 18 ust. 2 u.d.i.p. Podkreślić przy tej okazji można, że u.s.g. nie wprowadza expressis verbis zasady jawności działalności organów jednostek pomocniczych gminy. Prawo dostępu do posiedzeń organów kolegialnych tych jednostek wynika jednak z art. 20 w związku z art. 18 u.d.o.p. i obejmuje posiedzenia organów kolegialnych pochodzących z powszechnych wyborów. Jeżeli zaś chodzi o kolegialne organy pomocnicze tych organów (np. komisje rady dzielnicy czy osiedla) to dostęp do ich posiedzeń nie został zagwarantowany ustawowo, lecz uwarunkowany jest obowiązywaniem odpowiedniej regulacji zawartej w statucie danej jednostki pomocniczej gminy lub decyzją organu pomocniczego.

Ekspert podkreśla, że niezależnie od wagi i znaczenia zasady jawności i prawa dostępu do informacji publicznej, z regulacji prawnych nie da się wywieść obywatelskiego prawa dostępu do wszelkiego rodzaju zebrań (w szczególności posiedzeń, spotkań czy też narad) organizowanych i przeprowadzanych przez podmioty władzy publicznej w związku z realizowanymi przez nie zadaniami. Jednocześnie podkreśla, że teza o braku prawa wstępu na wszelkie spotkania organizowane na terenie urzędu administracyjnego oraz podległych jednostek organizacyjnych nie oznacza, że osoby zainteresowane bezwzględnie pozbawione będą prawa dostępu do informacji na temat takich spotkań. Zarówno w literaturze przedmiotu jak i w orzecznictwie sądowoadministracyjnym akceptowany jest bowiem pogląd, że dokumenty powstałe w związku z takimi spotkaniami (w szczególności protokoły dokumentujące przebieg spotkania i przyjęte ustalenia czy notatka służbowa w sprawie ustaleń przyjętych na spotkaniu roboczym) mogą mieć walor informacji publicznej a tym samym podlegać udostępnieniu w trybie i na zasadach określonych w u.d.i.p.

Źródło: www.administracja.mac.gov.pl