WSA: Organ administracji publicznej ma obowiązek zorganizowania systemów elektronicznych w taki sposób, aby ewentualny wniosek o udostępnienie informacji publicznej mógł zostać rozpatrzony szybko i bezproblemowo. Jeśli organ nie zadba o sprawność tego systemu, problemy techniczne nie będą usprawiedliwieniem.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu orzekł w sprawie dotyczącej bezczynności wójta w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej. Sprawa trafiła na wokandę w wyniku skargi na bezczynność wynikającej z braku odpowiedzi na pytania związane z realizacją projektów unijnych przez samorząd. Pytania zostały złożone w formie elektronicznej. Skarżący wskazał, że pomimo upływu terminu udostępnienia informacji publicznej, nie otrzymał żadnej wiadomości, a ponadto organ nie poinformował go o przedłużeniu terminu, w którym otrzyma żądaną odpowiedź.
Organ, którego dotyczyła skarga, podniósł że żaden wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie wpłynął na jego skrzynkę e-mailową. Zgodnie z ustaleniami, adres został jednak wpisany prawidłowo, zatem tego typu sytuacja nie powinna się wydarzyć. W związku z tym, powstało pewne podejrzenie. Niewykluczone bowiem, że wiadomość z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej trafiła do folderu ze spamem. Urzędy często filtrują przychodzącą korespondencję, aby unikać "zasypywania" mnóstwem najczęściej niepotrzebnych wiadomości. Te, które zostaną zakwalifikowane jako spam, po jakimś czasie są automatycznie usuwane. Prawdopodobnie taki właśnie los spotkał wniosek skarżącego.
Sąd uzasadniając wyrok, w którym orzekł, że organ istotnie dopuścił się bezczynności, zwrócił szczególną uwagę na zachowanie ostrożności w konfigurowaniu skrzynek e-mailowych. Fakt, że uprawniona osoba nie zobaczyła wniosku, a po pewnym czasie dokument został usunięty, nie oznacza, że wniosek nie został dostarczony. Termin udzielenia informacji publicznej biegł od chwili przyjęcia wiadomości przez teleinformatyczne systemy urzędu, a techniczne zawiłości nie usprawiedliwiają podmiotu, który będąc do tego zobowiązanym, nie odniósł się do wniosku. Zgodnie z orzecznictwem, organy administracji mają obowiązek organizowania i utrzymywania systemów elektronicznych w taki sposób, aby ewentualne wnioski o udzielenie informacji publicznej, które mogą wpływać w postaci elektronicznej, zostały zauważone i odczytane. Nieodpowiednie ustawienia skrzynki e-mailowej czy innych tego typu systemów obiegu dokumentów nie usprawiedliwiają organu.
O bezczynności organu mówimy bowiem, gdy dany podmiot nie podejmuje w wyznaczonym czasie odpowiednich czynności, tzn. nie udostępnia informacji publicznej, nie wydaje decyzji o odmowie jej udostępnienia lub nie wydaje decyzji o umorzeniu postępowania w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (tj. w sytuacji, gdy informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, a następnie w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia wnioskodawca nie składa wniosku o udostępnienie informacji w formie wskazanej w takim powiadomieniu).
Wyrok WSA w Poznaniu z 29 października 2025 r. (sygn. IV SAB/Po 157/25)
Źródło: CBOSA
