Jak rozliczać dojazdy pracownika ośrodka pomocy społecznej prywatnym autem w celach służbowych? Jeśli ktoś szuka odpowiedzi na to pytanie, powinien zapoznać się z pismem kujawsko-pomorskiej Regionalnej Izby Obrachunkowej, która zajęła w tej sprawie stanowisko dwa lata temu.
Jeden z Gminnych Ośrodków Pomocy Społecznej zwrócił się do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z pytaniem dotyczącym prawidłowego rozliczania kosztów używania prywatnych samochodów przez pracowników socjalnych i asystentów rodziny do celów służbowych.
Kwestia wyniknęła z tego, że GOPS nie dysponował własnym samochodem służbowym, a jego pracownicy – obejmujący swoją działalnością teren całej gminy – musieli dojeżdżać na wizyty i wywiady środowiskowe poza formalną siedzibę ośrodka. GOPS wypłacał im miesięczny ryczałt obliczany jako iloczyn stawki za kilometr i miesięcznego limitu przebiegu, przy czym zwrot ten traktowano jako przychód nieopodatkowany dla pracownika socjalnego, a opodatkowany dla asystenta rodziny. GOPS zapytał, czy przyjęta forma rozliczenia – ryczałt zamiast poleceń wyjazdu służbowego – jest właściwa i czy teren gminy (poza miastem, gdzie siedzibę ma ośrodek) należy traktować jako stałe miejsce pracy, czy jako cel podróży służbowej.
Zdaniem ośrodka stosowany przez niego model jest prawidłowy – pracownicy otrzymują miesięczny ryczałt na podstawie zawartych z nimi umów i comiesięcznych oświadczeń, zgodnie z zarządzeniem kierownika GOPS.
RIO w Bydgoszczy potwierdziła stanowisko ośrodka. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 2002 r., zwrot kosztów jazd lokalnych przysługuje na podstawie umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem – a skoro stałym miejscem pracy pracowników socjalnych i asystentów rodziny jest teren gminy, zastosowanie ma właśnie ten tryb ryczałtowy, nie zaś przepisy o podróżach służbowych. Izba zwróciła jednak uwagę, że warunkiem koniecznym jest odpowiednie uregulowanie miejsca pracy w treści umów o pracę.
Stan prawny się nie zmienił. Przedmiotowe rozporządzenie nadal obowiązuje w ówczesnym brzmieniu.
Opracowano na podstawie: pismo Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z dnia 29 stycznia 2024 r. znak RIO-NR.K-432-1/2024
