Do rozpatrzenia przez Komisję Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego skierowany został projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Uwzględniając fakt, że obowiązujące obecnie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnych dla poszczególnych szczebli samorządu terytorialnego liczą już sobie ponad 10 lat, w czasie których w wyniku postępu technicznego nastąpiła znacząca zmiana sposobu przeprowadzania czynności kancelaryjnych, pozostaje jedynie ubolewać, że do powstania nowego aktu prawnego konieczne było dopiero wykreślenie dotychczasowych delegacji ustawowych w ustawach ustrojowych i przeniesienie ich do ustawy o narodowym zasobie archiwalnych i archiwach. Odpowiednie zmiany można było wprowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem – dziś stajemy wobec konieczności poświęcenia jakości na ołtarzu zupełności systemu prawa.

Z dniem 31 grudnia bieżącego roku tracą moc dotychczasowe rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnych, co oznacza że opiniowane rozporządzenie będzie musiało wejść w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku – niezależnie od jego niedociągnięć. A tych niestety nie brakuje.
Sama idea wprowadzanych zmian jest jak najbardziej słuszna – dostosowuje bowiem funkcjonowanie obiegu dokumentów do realiów e-administracji. Sama konstrukcja aktu prawnego jest jednocześnie przejrzysta instrukcja kancelaryjna, wykazy akt (osobne dla różnych rodzajów podmiotów), a wreszcie instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zostały zawarte w osobnych załącznikach.

Samą instrukcję kancelaryjną podzielono na trzy części oddzielając od siebie:

• przepisy ogólne,
• regulacje właściwe dla podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (w tzw. systemie EZD),
• regulacje dla podmiotów stosujących tradycyjne rozwiązania oparte o akta spraw w postaci papierowej (w tzw. systemie tradycyjnym).

Załącznikami do instrukcji kancelaryjnej są zestawy meta danych opisujących przesyłki oraz minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.
W ślad za słuszną ideą nie podążyła jakość projektu. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na błędy, które właściwie nie przystoją przygotowującemu projekt Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji:

• posługiwanie się pojęciem „dyrektora urzędu marszałkowskiego” zamiast „sekretarza województwa”;
• występowanie błędów w rzeczowym wykazie akt, gdzie zarówno brak jest haseł klasyfikacyjnych związanych z zadaniami poszczególnych szczebli samorządu, jak też niektóre hasła są przypisane do niewłaściwego szczebla.

Część rozwiązań jest kontrowersyjnych ze względu na swoją kosztowność. Dotyczy to przykładowo:

• wymogu używania dla akt wyższych kategorii archiwalnych teczek z tektury bezkwasowej;
• obowiązku posiadania odrębnego pomieszczenia dla archiwum informatycznych nośników danych;
• obostrzenia wymogów dotyczących warunków lokalowych i wyposażenia archiwów zakładowych;
• znacznego wzrostu liczby pozycji wykazu akt o wyższych kategoriach archiwalnych. Przykładowo – w odniesieniu do samej kategorii archiwalnej A następuje wzrost liczby haseł z 239 na 352 (procentowo z 19,95% na 39,24%). Łączna liczba haseł kategorii A, kategorii wyższych niż B-10 oraz wszystkich kategorii BE wzrasta z 351 do 633 (czyli z 29,30% do 70,56%!). Będzie to stanowiło oczywiste obciążenie dla archiwów zakładowych.

W projekcie występuje wreszcie pewna liczba wad merytorycznych. Pozostało zatem dwadzieścia dni na zintensyfikowane prace pozwalające na skorygowanie najbardziej kłopotliwych propozycji.