Czynności kontrolne, których celem jest ustalenie, czy jednostka kontrolowana przetwarza dane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, przeprowadzane są na podstawie art. 12 pkt 1 i art. 14 ustawy o ochronie danych osobowych. W art. 14 ustawy wymienione zostały uprawnienia przysługujące Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, Zastępcy Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz upoważnionym inspektorom w związku z realizacją zadania określonego w art. 12 pkt 1 powołanej ustawy.

Uprawnienia te obejmują w szczególności prawo wstępu, w godzinach od 6.00 do 22.00, do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór danych oraz pomieszczenia, w którym przetwarzane są dane poza zbiorem danych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych z ustawą, żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywania i przesłuchiwania osób w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego, wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii, przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych, a także zlecania sporządzania ekspertyz i opinii.

Wymienionym uprawnieniom towarzyszy obowiązek kierownika jednostki kontrolowanej oraz osoby fizycznej będącej administratorem danych osobowych, umożliwienia inspektorom dokonania tych czynności (art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Przeprowadzane w toku kontroli czynności (odbieranie wyjaśnień od kierownictwa i pracowników kontrolowanej jednostki, oględziny) są dokumentowane w formie protokołów przyjęcia ustnych wyjaśnień, protokołów przesłuchania w charakterze świadka oraz protokołów oględzin miejsca, pomieszczeń, dokumentów, urządzeń, nośników, systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych. Na podstawie ustaleń zawartych w ww. protokołach, analizy dokumentów przedłożonych w toku kontroli (stanowiących w szczególności uchwały i zarządzenia organów reprezentujących jednostkę kontrolowaną, regulaminy, instrukcje i procedury określające zasady przetwarzania danych osobowych, zawarte umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz opracowane formularze i kwestionariusze) oraz wydruków z systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, sporządzany jest protokół kontroli.

Podpisany przez inspektorów, którzy kontrolę przeprowadzili, protokół ten przedstawiany jest następnie do podpisu kierownikowi jednostki kontrolowanej, który zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych może wnieść do niego umotywowane zastrzeżenia i uwagi.

W zależności od ustaleń poczynionych w toku kontroli, tzn. czy stwierdzone zostały nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, wszczynane jest postępowanie administracyjne lub kierowane jest do jednostki kontrolowanej pismo z informacją, że w zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono uchybień. Ponadto w przypadku stwierdzenia, że działanie lub zaniechanie kierownika jednostki kontrolowanej lub jej pracownika wyczerpuje znamiona przestępstwa określonego w ustawie o ochronie danych osobowych, do organu powołanego do ścigania przestępstw kierowane jest zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. Ustalenia kontrolne mogą także uzasadniać żądanie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub innego przewidzianego prawem przeciwko osobom winnym dopuszczenia do uchybień.

Źródło: "Sprawozdaniu z działalności GIODO w 2012 roku", GIODO, 2013