Kopia decyzji papierowej zapisana w formie pliku .pdf nie jest decyzją wydaną w formie elektronicznej, ponieważ nie zawiera podpisu elektronicznego osoby upoważnionej do jej podpisania.
Nie można za taki podpis uznać podpisu elektronicznego pracownika organu, który podpisał podpisem elektronicznym pismo przewodnie z załącznikami .pdf zeskanowanej formy pisemnej decyzji podpisanej tradycyjnie.
Zgodnie z przepisami wydana przez organ administracji decyzja w formie dokumentu elektronicznego musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowalnym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja administracyjna, która nie spełnia tych wymagań, nie może być uznana za podpisaną. Istnieją więc obecnie dwie drogi prowadzące do załatwienia sprawy: pisemna oraz elektroniczna. Wybór formy wymusza na organie administracji dokonywanie konkretnych czynności w danym postępowaniu w odpowiedniej formie. Organ nie może w sposób hybrydowy tworzyć dokumentów w formie pisemnej i doręczać ich w formie elektronicznej bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Analizując przepisy, nie można podpisywać poczty elektronicznej kwalifikowanym certyfikatem. Można podpisać jedynie dokumenty (załączniki do poczty) i jako medium dostarczenia wykorzystać pocztę elektroniczną. Rodzaj konta z jakiego ją wysyłamy nie ma znaczenia (nie medium dostarczenia lecz dokumenty załączone są podpisane). Tego samego typu sytuację można wykorzystać dla dokumentów wysyłanych poprzez platformę ePUAP, przy czym w tym przypadku pocztę elektroniczną można jednak podpisywać Do tego celu służy jednak inny rodzaj certyfikatu i nie jest on certyfikatem kwalifikowanym. Zaś całość nie jest uznawana za dokument elektronicznie podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis poczty elektronicznej ma za zadanie jedynie jej zabezpieczenie potwierdzające, że adres z którego została wysłana jest właściwy.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 stycznia 2017 r. III SA/Wa 3380/15
Źródło: CBOSA
