Brak podpisu lub niemożność zidentyfikowania osoby, która podpisała decyzję stanowi istotną wadę decyzji, z powodu której zachodzi konieczność wyeliminowania takiej decyzji z obrotu prawnego – stwierdził WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 10 maja 2017 r. (sygn. akt: I SA/Go 96/17)

Zgodnie z ww. wyrokiem, w świetle art. 210 § 1 pkt 8 ordynacji podatkowej zarówno podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny, jeżeli decyzja została wydana w formie dokumentu elektronicznego - jest elementem konstytutywnym decyzji, gdyż do momentu podpisania przez osobę upoważnioną decyzja jest co najwyżej tylko projektem aktu. Istota podpisu wyraża się w utożsamieniu się organu administracji z treścią decyzji. Podpis służy też do zidentyfikowania osoby, która działa w imieniu organu, co umożliwia weryfikację uprawnień danej osoby do wydawania decyzji.

Określone przez ustawodawcę wymogi formalne co do decyzji jako aktu w indywidualnej sprawie z zakresu administracji, w tym dotyczące jej podpisania mają spełniać wobec strony również funkcję gwarancyjną, żeby nie było m.in. wątpliwości, czy decyzja została wydana przez uprawniony podmiot.