Z art. 27 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy. To kto jest bezpośrednim przełożonym danej osoby z reguły będzie wynikało o regulaminu organizacyjnego jednostki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, gdy osoba formalnie będąca bezpośrednim przełożonym nie będzie mogła dokonać oceny pracownika.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku dłuższej nieobecności w pracy bezpośrednio przełożonego np. spowodowanego urlopem macierzyńskim, urlopem bezpłatnym, długotrwałym zwolnieniem chorobowym. Powyższe nie oznacza, że oceny pracownika w ogóle nie można dokonać. W takim przypadku należy, przed przystąpieniem do oceny ustalić, kogo w związku z nieobecnością osoby będącej formalnie bezpośrednim przełożonym, będzie można uznać, za pełniącego funkcję bezpośrednio przełożonego.
Nie zawsze będzie to osoba merytorycznie zastępująca osobę będącą bezpośrednim przełożonym, w czasie jej nieobecności.

Przykład: W strukturze organizacyjnej w ramach referatu nie przewidziano stanowiska zastępcy kierownika referatu. Kierownik referatu, upoważniony do wydawania decyzji administracyjnych, z uwagi na niezdolność do pracy korzystał ze zwolnienia chorobowego, które kilkakrotnie było przedłużane. Starosta nie planując zmian kadrowych, na czas choroby kierownika referatu, jednemu z pracowników referatu udzielił upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych, w celu bieżącego załatwiania spraw wydziału. Całościowy nadzór nad pracą referatu sprawuje kierownik wydziału, w ramach którego funkcjonuje referat. W omawianym przypadku należałoby przyjąć, że bezpośrednim przełożonym pracowników zatrudnionych w referacie, w przypadku długotrwałej nieobecności kierownika tego referatu będzie kierownik wydziału.