Ustalenie dotyczące zajęcia pasa drogowego i jego zakres czasowy jest okolicznością prawotwórczą, bowiem to z niej wynika obowiązek konkretnego podmiotu zapłacenia kary. Notatka służbowa, podpisana przez pracownika organu, stwierdzająca zajęcie pasa drogowego może być jedynie czynnością wstępną nadającą kierunek postępowaniu dowodowemu, ale nie może tego postępowania zastąpić.

Notatka służbowa może mieć znaczenie pomocnicze przy rozpatrywaniu sprawy, z pewnością jednak nie jest dopuszczalne dokonywanie wszelkich ustaleń w sprawie tylko na jej podstawie. Stosownie do art. 67 § 1 k.p.a. czynność postępowania mająca istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy powinna być utrwalona protokołem, a tylko inne czynności, (mniej istotne), z których nie sporządza się protokołu, mogą być zgodnie z art. 72 k.p.a. utrwalone w formie adnotacji podpisanej przez pracownika (notatki służbowej). Czynności postępowania dotyczące okoliczności prawotwórczych, mających istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia, nie mogą być zatem utrwalone wyłącznie przy pomocy notatki służbowej.

Wyrok WSA w Lublinie z dnia 6 lutego 2014 r., sygn. akt.: III SA/Lu 985/13