Czy jeśli Starostwo posiada Regulamin Zamówień Publicznych i do pewnych kwot można robić zakupy z wolnej ręki/ po rozeznaniu rynku/poprzez zapytanie ofertowe do minimum 3 podmiotów, i nie są do tych wydatków tworzone umowy, to rozumiem, że dalej możemy opierać się na regulaminie i do tych wydatków nie będziemy robić umów po 1 lipca? Pytam, ponieważ słyszałam z innych samorządów, że w takim wypadku należy wpisywać dane z faktury, ponieważ są tam zawarte strony, data itp.
Tak, nadal należy opierać się na obowiązującym regulaminie i nie ma potrzeby „dorabiania” umów. Jednakże w przedstawionym stanie faktycznym możemy mieć do czynienia z dokumentową formą zawarcia umowy, jeżeli korespondencja z wykonawcą prowadzona była np. w formie e-mailowej. W związku z powyższym, jeżeli doszło do zawarcia umowy w formie dokumentowej, to informacje podlegają upublicznieniu w CRU.
Czy zakup np. materiałów biurowych w formie zamówienia na stronie internetowej sprzedawcy (dodanie produktu do koszyka), dla którego sporządza się wewnętrzny dokument zlecenia, podlega wykazaniu w CRU? Czy jest to zawarcie umowy w innej formie?
Tak, podlega wykazaniu w CRU. W przedstawionym przykładzie mamy do czynienia z dokumentową formą zawarcia umowy, która m.in. obejmuje akceptację warunków na stronie internetowej. Podobna sytuacja dotyczy zakupów przez np. portal Allegro.
Uwaga! Należy rozróżnić zakupy dokonywane przez pracownika na rzecz jednostki w sytuacji gdy pracownik dokonując zakupu podaje dane do faktury JSFP od sytuacji, w której pracownik płaci z własnych środków i otrzymuje refundację kosztów. W tym drugim przypadku nie powstanie obowiązek publikacji w CRU.
Jaki zakres wydatków publikujemy, czy tylko te, do których zawarto umowy, czy wszystkie wydatki z budżetu powiatu?
Należy publikować umowy zawarte w jednej z przewidzianych form: pisemnej, elektronicznej, ale także publikacji podlegają umowy zawarte w formie dokumentowej i innej formie szczególnej. Jednocześnie obowiązkowi podlegają umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu PZP.
Jak postąpić w przypadku zakupów na zaliczkę, np. bieżące zakupy spożywcze w sklepie?
Jeżeli faktura zaliczkowa jest wynikiem transakcji opierającej się na umowie (zawartej w formie pisemnej, elektronicznej dokumentowej lub innej szczególnej), to informacje wynikające z tej umowy podlegają upublicznieniu w CRU.
Natomiast jeżeli faktura zaliczkowa jest potwierdzeniem zawarcia umowy ustnej (w przywołanym przykładzie z taką właśnie możemy mieć do czynienia), wówczas żadnych danych nie wprowadzamy do CRU.
Czy w przypadku formy dokumentowej wykonawca musi potwierdzić realizację zamówienia, jaka będzie data zawarcia umowy?
Umowa zawarta w formie dokumentowej, tak jak w przypadku każdej formy umowy musi być zgodnym oświadczeniem dwóch stron. W przypadku formy dokumentowej z prowadzonej korespondencji powinno wynikać, że strony wzajemnie akceptują przedstawione sobie warunki.
Również do formy dokumentowej ma zastosowanie ogólna zasada, że datą zawarcia umowy jest złożenie oświadczenia przez ostatnią ze stron.
Umowa na materiały biurowe została zawarta na okres 2 lat na początku roku, co miesiąc wysyłamy wypełniony formularz odnośnie zapotrzebowania i potem przychodzą faktury. Czy musimy taką umowę rejestrować? Jeśli tak, czy każdą fakturę musimy dołączać jako załącznik do tej umowy? Umowa jest na konkretną kwotę, którą możemy wykorzystać przez dwa lata.
W pierwszej kolejności należy wskazać, że zadane pytanie sugeruje, że umowa została już zawarta, na początku 2026 r., czyli przed startem obowiązku publikowania informacji w CRU. Przy takim założeniu z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że nie ma obowiązku wpisywania do CRU informacji o takiej umowie. Bez znaczenia pozostaje fakt, że przez najbliższe dwa lata JSFP będzie otrzymywała faktury z tego tytułu.
Gdyby jednak hipotetycznie przyjąć, że umowa została zawarta po 1 lipca 2026 r., to jak najbardziej spełnia łącznie wynikające z ustawy przesłanki i informacja o takiej umowie podlega publikacji w CRU. Nie publikujemy informacji o fakturach ani tym bardziej nie załączamy poszczególnych faktur. CRU jest rejestrem umów, a nie dokumentów księgowych. Dla CRU bez znaczenia pozostaje wysokość rzeczywiście wydatkowanych w ramach umowy środków.
Czy zakupy typu - zegary, lampy, kwiaty etc. rzeczy, których potrzebujemy akurat w tym momencie również podlegają rejestracji? Np. dostaniemy paragon za zakup śmietnika albo jeśli kupujemy paliwo?
Odnośnie zegara, lampy, kwiatów czy śmietnika, jeżeli zakup był w formie umowy ustnej (a biorąc pod uwagę charakter przedmiotów można tak domniemywać), wówczas nie podlega upublicznieniu w CRU. Sam paragon nie jest podstawą wpisu w przypadku umowy ustnej.
Kwestia paliwa jest bardziej złożona. Jeżeli zakup paliwa dokonywany jest na podstawie uprzednio zawartej umowy będącej wynikiem zamówienia na sukcesywne dostawy realizowane w systemie bezgotówkowym za pomocą kart flotowych, wówczas informacja o umowie podpisanej w wyniku przeprowadzonego postępowania jak najbardziej podlega upublicznieniu w CRU. Późniejsze faktury pozostają w kontekście CRU bez znaczenia. Natomiast jeżeli zakup paliwa odbywa się ad hoc na podstawie ustnej umowy, wówczas nie ma takiego obowiązku.