Czy faktury (w tym zaliczkowe), rachunki lub paragony podlegają wpisowi do CRU?
Faktury (w tym zaliczkowe), rachunki czy paragony nie są umowami w rozumieniu przepisów prawa, a tym bardziej nie spełniają definicji form przewidzianych dla zawierania tych umów. Zgodnie m.in. z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 9 stycznia 2013 r., wydanym w sprawie o sygn. akt V ACa 648/12, Legalis: „(…) sama faktura, będąca rachunkiem, ma umożliwić dłużnikowi spełnienie świadczenia pieniężnego, nie jest jednak dowodem zawarcia umowy czy też jej wykonania przez wystawcę faktury. (…) Sam fakt odbioru faktury i jej ujawnienia w księgach nie przesądza jeszcze o zawarciu przez strony umowy o określonej treści i jej wykonaniu przez powoda w zakresie świadczenia niepieniężnego.".
Powyższe ma znaczenie w kontekście zawierania umów ustnych (które nie podlegają wpisowi do CRU). Natomiast jeżeli faktura czy rachunek dotyczą np. umowy zawartej w formie dokumentowej i są obok np. korespondencji mailowej potwierdzeniem zawarcia umowy w tej formie, to dane o takiej umowie podlegają publikacji w CRU.
Czy do CRU wpisujemy aneksy do umów?
Aneksy do umów są nierozerwalnie związane z umowami, a zatem nie stanowią odrębnego od umowy bytu prawnego. Są one jedynie wyrazem zmian, jakie zostały uzgodnione między stronami w ramach uprzednio zawartej umowy, dlatego informacji o samym aneksie nie wprowadzamy do CRU jako osobnej pozycji. Natomiast dokonujemy aktualizacji danych dotyczących pierwotnie zawartej umowy, jeżeli w wyniku aneksu doszło np. do zmiany stron umowy, albo wartości przedmiotu umowy. Jeżeli po 1 lipca br. został zawarty aneks do umowy podpisanej przed 1 lipca br., wówczas żadnych danych do CRU nie wpisujemy. Umowa główna została zawarta przed datą obowiązku publikowania danych w CRU, więc skoro sama umowa nie została upubliczniona w CRU, wówczas aneks do niej również nie podlega upublicznieniu.
Czy w CRU jako stronę umowy należy wskazać powiat, będący formalną stroną umowy, czy też jednostkę organizacyjną, której plan finansowy jest obciążany wydatkami wynikającymi z umowy? Jeżeli oznaczenie strony umowy nie ma wpływu na obowiązek publikacji, to który podmiot powinien wprowadzić taką umowę do CRU: powiat jako podmiot, który zawarł umowę, czy jednostka organizacyjna powiatu, w której planie finansowym ujęto wydatki wynikające z tej umowy?
Jeżeli pytanie odnosi się do sytuacji, w której stroną umowy jest powiat, ale reprezentowany przez kierownika jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (np. szkoły), wówczas stroną umowy wskazywaną w CRU jest dana jednostka organizacyjna, która na potrzeby zawieranych umów korzysta z osobowości prawnej powiatu. Podobnie, obowiązek upublicznienia danych o takiej umowie będzie spoczywał na kierowniku jednostki, której budżet/plan finansowy został obciążony. Oznacza to, że obowiązek wpisu do CRU będzie po stronie jednostki organizacyjnej powiatu.
Czy umowy powinny być rejestrowane na Starostwo Powiatowe czy Powiat?
Co do zasady zarówno starostwo, jak i powiat to jednostki sektora finansów publicznych, więc oba podmioty mogą posiadać konto w rejestrze. Do decyzji na poziomie powiatu pozostaje czy założone zostaną dwa konta, czy tylko jedno (dla obsługi obu jednostek). W przypadku gdy starostwo i powiat będą posiadać osobne konta, warto zadbać o jednolitość udostępnianych informacji i przyjąć jasną praktykę, które umowy, z którego konta są publikowane. Natomiast nie ma żadnych przeszkód, a nawet wydaje się zasadniejsze biorąc pod uwagę, że dane powinien raportować kierownik jednostki, której plan finansowy/budżet zostaje obciążony, aby funkcjonowało jedno konto założone na starostwo powiatowe, z którego udostępniane będą informacje o wszystkich umowach.
