WSA: Podpis osoby reprezentującej organ jest niezbędnym elementem decyzji administracyjnej, a jeśli jest ona wydana w postaci elektronicznej - wiąże się to ze szczególnymi wymogami. W przypadku, gdy Sąd nie ma pewności, czy dana decyzja została prawidłowo podpisana, nie może odnieść się merytorycznie do zarzutów skargi na taką decyzję.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wydał wyrok, w którym podkreślił wagę prawidłowości podpisu składanego pod decyzją administracyjną. Sprawa, która trafiła na wokandę, miała dotyczyć kwestii związanych ze zwrotem nienależnie pobranych dotacji oświatowej. W toku analizy sprawy, Sąd dostrzegł nieprawidłowości związane nie tyle z merytoryczną zawartością zaskarżonej decyzji, co z samą jej formą. Należy bowiem przypomnieć, że badając legalność zaskarżonej decyzji, sąd bada jej zgodność z prawem w pełnym zakresie, nie tylko posiłkując się przepisami, których naruszenie zarzuciła strona skarżąca.

Podpis podpisowi nierówny

W ocenie Sądu, zaskarżona decyzja posiadała braki w zakresie elementów składowych. Jak wynika z uzasadnienia wyroku, jeden z dokumentów znajdujących się w aktach, zatytułowany jako "decyzja" i zawierający rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem, został opatrzony pieczęcią. Wynikało z niej, że decyzja została wydana z upoważnienia organu - prezydenta miasta. Sam dokument nie posiadał jednak ani nazwy organu ani daty. Samorządowe kolegium odwoławcze, które podtrzymało decyzję jako organ II instancji, stwierdziło że pismo zostało wysłane drogą elektroniczną z wykorzystaniem platformy ePUAP, a zatem zostało podpisane podpisem zaufanym z podaniem niezbędnych danych. Stanowisko SKO miało stanąć naprzeciw wątpliwościom Sądu.

Podpis organu czy podpis urzędu?

Sąd nie podzielił przekonania o prawidłowym podpisaniu decyzji przesłanej w formie elektronicznej. Wskazał bowiem, że pismo nie zawierało oznaczenia organu. Było wprawdzie tylko załącznikiem do pisma przewodniego, lecz również ono nie informowało bezpośrednio o tym, kto wydaje decyzję. Zdaniem Sądu, pieczęć urzędu miasta nie spełniła formalnego wymogu. Urząd sam w sobie nie jest bowiem organem, nie wydaje decyzji i nie prowadzi postępowań administracyjnych. Jest tylko instytucją obsługującą działalność organu, którym może być wójt, burmistrz czy prezydent miasta. Tymczasem decyzja, na mocy art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a. powinna zawierać podpis z podaniem imienia, nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji. Inny przepis kodeksu postępowania administracyjnego, tj. art. 14 § 1a nakazuje opatrywanie pism w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Odręczny podpis nie jest wymagany, jeśli wydruk decyzji w formie elektronicznej zawiera informację o wydaniu decyzji w takiej formie i podpisaniu jej z zachowaniem wszystkich koniecznych standardów.

Europejskie prawodawstwo o podpisach elektronicznych

Nie bez znaczenia jest także sama forma podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, podpis kwalifikowany jest to zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego, oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

W sprawie rozpatrywanej przez wrocławski sąd administracyjny zabrakło pewności, czy decyzja organu I instancji została podpisana prawidłowo. W aktach sprawy znajdowało się bowiem tylko podpisane elektronicznie pismo przewodnie, z którego wynikało, iż posiada ono trzy załączniki, w tym decyzję. Choć dostarczono decyzję papierową, zabrakło przy tym wydruku decyzji w formie elektronicznej. Tym samym, Sąd nie miał możliwości, aby jednoznacznie ocenić, czy decyzja ta została podpisana w sposób prawidłowy. Organ odwoławczy nie przedłożył żadnych dowodów na to, czy podpis istotnie jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie jego tożsamości i jest podpisany z powiązanymi danymi tak, że każda późniejsza zmiana danych pozostanie rozpoznawalna. W tym przypadku zabrakło chociażby raportu weryfikacji złożonego podpisu. Ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego można bowiem potwierdzić procesem walidacji na podstawie art. 32 ust. 1 rozporządzenia nr 910/2014.

Wadliwość decyzji polegająca na nieprawidłowym podpisaniu decyzji wydanej przez organ odwoławczy uniemożliwiła Sądowi merytoryczne odniesienie się do skargi. Przy weryfikacji decyzji konieczna jest bowiem pewność co do tego, że została wydana prawidłowo, tj. z poszanowaniem wszystkich ustawowych wymogów - także tych czysto technicznych.

Wyrok WSA we Wrocławiu z 10 grudnia 2025 r. (sygn. III SA/Wr 268/25) - orzeczenie nieprawomocne

Źródło: CBOSA