Od 17 listopada 2025 r. przy budynku Urzędu Stanu Cywilnego w Częstochowie zacznie działać urzędomat umożliwiający odbiór wybranych dokumentów z USC oraz Referatu Komunikacji Wydziału Spraw Obywatelskich o dowolnej porze dnia i nocy. Nowe urządzenie ma usprawnić obsługę mieszkańców, skrócić kolejki i zredukować konieczność osobistych wizyt w urzędzie.

Urzędomat będzie dostępny przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Aby skorzystać z tej formy odbioru, trzeba zaznaczyć stosowną opcję podczas składania wniosku. Po przygotowaniu dokumentu system automatycznie prześle SMS z kodem, który otworzy właściwą skrytkę. Z rozwiązania będzie można skorzystać wyłącznie w przypadku dokumentów, które – zgodnie z przepisami – mogą być przekazane w taki sposób.

Choć urzędomaty działają już w kilku polskich miastach, dotychczas wykorzystywano je niemal wyłącznie w sprawach dotyczących rejestracji pojazdów. Częstochowa będzie pierwszym miastem, w którym urządzenie posłuży również do odbioru odpisów aktów stanu cywilnego wymagających wcześniejszej migracji z papierowych ksiąg do systemu elektronicznego. Dotyczy to sytuacji, w których na przykład akt urodzenia, czy małżeństwa nie został jeszcze przeniesiony do ogólnopolskiej Bazy Usług Stanu Cywilnego.

Kierownik częstochowskiego USC - Rafał Bednarz, podkreśla, że czas oczekiwania na odpis aktu zależy od miejsca przechowywania księgi. Przykładowo - jeżeli dany dokument znajduje się w Częstochowie, zwykle potrzeba około tygodnia na jego migrację. Jeśli natomiast księga jest w innym urzędzie, procedura może potrwać nawet dziesięć dni, bo konieczne jest przekazanie zlecenia migracji do innej gminy. Po wykonaniu tych czynności pozostaje jedynie wystawienie papierowego odpisu, który mieszkaniec może odebrać tradycyjnie lub skorzystać z urzędomatu.

Przypomina się, że od 2015 r. odpisy aktów stanu cywilnego można uzyskać w dowolnym USC, niezależnie od miejsca sporządzenia aktu. Stąd potrzeba migracji może pojawić się także przy wnioskach składanych poza urzędem właściwym dla miejsca zdarzenia.

Z urzędomatu skorzystają również osoby załatwiające sprawy w Referacie Komunikacji. Będzie w nim można odebrać m.in. nowy dowód rejestracyjny wystawiany z powodu braku miejsca na kolejne wpisy badań technicznych, wtórnik dowodu rejestracyjnego oraz trzecią tablicę rejestracyjną przeznaczoną na bagażnik.

Urządzenie ustawiono przy ul. Focha, tuż obok USC. Dokumenty będą przechowywane w skrytce przez 48 godzin, choć w szczególnych przypadkach istnieje możliwość przedłużenia tego czasu na prośbę zainteresowanego. Miasto dopuszcza wykorzystanie urzędomatu również przez inne wydziały Urzędu Miasta. W sytuacji rozszerzenia jego funkcji mieszkańcy mają być każdorazowo informowani o tej opcji przez urzędników prowadzących daną sprawę.

Nowe rozwiązanie ma poprawić dostępność usług publicznych i ułatwić załatwianie spraw osobom, które nie mogą pojawić się w urzędzie w standardowych godzinach pracy. Całodobowy dostęp do dokumentów ma być jednym z elementów szerszego procesu modernizacji obsługi mieszkańców.