Kontynuujemy publikowanie odpowiedzi na pytania zadane podczas prowadzonych przez Związek Powiatów Polskich szkoleń dotyczących wdrożenia w życie przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
Czy członkowie komisji wyjaśniającej powinni być imiennie wskazani w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych? Co w przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości będzie dotyczyło członka komisji wyjaśniającej?
Wpisanie na stałe członków komisji wyjaśniającej poprzez wskazanie, konkretnych osób z imienia i nazwiska jest tylko jednym z rozwiązań jakie możemy zastosować w regulaminie. Oczywiście można ustalić w regulaminie, że komisja wyjaśniająca będzie powoływana doraźnie, jednak takie rozwiązanie może powodować chaos i dezorganizację. Zatem zdecydowanie najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie wskazanie konkretnych osób, które zasiądą w komisji wyjaśniającej lub też odpowiednego do rozpatrzenia sprawy wydziału – przy czym w tym wypadku należy pamiętać, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia poufności, zatem wydział ten z całą pewnością nie może być zbyt liczny.
Dobrze jest, już na etapie tworzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć, że w wypadku gdy zgłoszenie będzie dotyczyło osoby, która jest członkiem komisji wyjaśniającej, wówczas osoba ta jest automatycznie wyłączana z prac komisji. W takiej sytuacji w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych możemy przewidzieć, że komisja wyjaśniająca obradowała będzie w pomniejszonym składzie lub też, że na miejsce wyłączanego członka zostanie powołany nowy członek, będący jego zastępcą, przy czym w takim wypadku musimy określić w jaki sposób zostanie dokonany wybór takiego zastępcy.
Ujawnienie publiczne, przewiduje, że ujawniający musi w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego. Jeżeli tego nie zrobi, tylko od razu skorzysta z mediów to czy wówczas nie jest objęty ochroną?
Na tle zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego, w przypadkach, w których Dyrektywa nie określa wzajemnego pierwszeństwa korzystania z tych trybów i pozostawia wybór zgłaszającemu, zachowanie właściwej sekwencji działań zgłaszającego ma częściowo znaczenie w przypadku ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne będzie bowiem wiązało się z ochroną, gdy ujawniający dokona w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na zgłoszenie nie zostaną podjęte w terminie żadne odpowiednie działania.
Wymóg wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego nie ma zastosowania, gdy zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że: naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub chodzi o zagrożenie dla interesu ponadjednostkowego, wspólnego interesu ogółu, dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
Czy ze względów praktycznych, w przypadku wyznaczenia jednej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, nie warto wyznaczyć osoby zastępującej?
Jak najbardziej wskazanym jest wyznaczenie osoby zastępującej, w przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń (urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe itd.). Należy pamiętać, że na osobie przyjmującej zgłoszenie spoczywa obowiązek potwierdzenia odebrania zgłoszenia sygnaliście, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Zatem, aby zapobiec uchybieniom wspomnianego terminu, należy wyznaczyć dodatkową osobę, która przejmie obowiązki przyjmującego zgłoszenie w przypadku jego nieobecności w pracy.
Jak zweryfikować "bezstronność” osoby wyznaczonej czy to do pracy komisji wyjaśniającej czy to do przyjmowania zgłoszeń ?
Dyrektywa ani projekt ustawy, nie wskazują w żaden sposób jakimi kryteriami należy kierować się przy wyborze osób wskazanych do pełnienia wymienionych funkcji. Zatem przy wyborze tychże osób należy w pierwszej kolejności kierować się zdrowym rozsądkiem i wybrać pełniących funkcje wynikające z wdrażanej dyrektywy, zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą. Zatem pracodawca nie powinien w żaden sposób weryfikować bezstronności osób wyznaczonych – wszelkie „dochodzenia” w kierunku sprawdzania moralności danych kandydatów byłyby znaczącym nadużyciem. Przy wyborze zarówno osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń jak i członków komisji wyjaśniającej, należy przede wszystkim zadbać, aby były to osoby, które pozostali pracownicy darzą szacunkiem i zaufaniem, a także osoby, które potrafią dochować powierzonej im tajemnicy.