Związek Powiatów Polskich organizuje obecnie szkolenia poświęcone wdrożeniu przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Pierwsze szkolenie już się odbyło. W kolejnych artykułach prezentujemy odpowiedzi na pytania jakie padły na szkoleniu.

Zgodnie z art. 28 ust. 3 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Jak przeprowadzić uzgodnienia z pracownikami, jeżeli nie ma organizacji związkowych ani przedstawicieli pracowników?

Odpowiedź: Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa należy wyłonić przedstawicieli pracowników. Należy przy tym zaznaczyć, że projektowana regulacja – w części dotyczącej wyboru przedstawicieli pracowników - nie jest niczym nowym w polskim porządku prawny. Podobne rozwiązania możemy odnaleźć przykładowo w art. 7 ust. 4 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych w zakresie wyboru instytucji finansowej, z którą były zawierane umowy o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi, w art. 67(6) §4  Kodeku pracy w zakresie warunków stosowania telepracy, w art. 237(13a) Kodeku pracy w zakresie wyboru przedstawiciela pracowników do konsultacji działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy czy w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie uzgadniania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zatem przy wyborze przedstawicieli pracowników do konsultacji regulaminu zgłoszeń zewnętrznych warto odwołać się do praktyki dotychczas stosowanej u danego pracodawcy.

Zakładając hipotetyczną sytuację - pracownik zatrudniony na czas określony otrzymuje informację, że umowa z nim nie będzie przedłużona. Nie ma co do niego konkretnych zarzutów, ale wolno pracuje, nie angażuje się w wypełnianie obowiązków, znaczną część czasu pracy poświęca na rozmowy towarzyskie. W związku z otrzymaną informacją, pracownik dokonuje zgłoszenia, czyli staje się sygnalistą. Czy w tej sytuacji, nieprzedłużenie z nim umowy o pracę może kwalifikować się jako działanie odwetowe?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 11 ust. 2 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa za niekorzystne traktowanie uważa się m.in. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami. Zatem w opisanej sytuacji ciężar dowodu będzie spoczywał na pracodawcy. Co to oznacza – po pierwsze pracodawca przy podejmowaniu decyzji o niezawieraniu kolejnej umowy po pierwsze powinien sam sobie odpowiedzieć na pytanie czy powodem nieprzedłużenia umowy jest fakt, że dany pracownik jest sygnalistą, czy jednak występują inne przyczyny o charakterze obiektywnym, które w przypadku każdego innego pracownika również decydowałyby o tym aby nie zawierać z nim kolejnej umowy o pracę. Jeżeli to drugie – pracodawca musi odpowiedzieć sobie na pytanie czy jest w stanie to wykazać.

W zdecydowanej większości przypadków – w przypadku pracowników samorządowych – sygnalistami będą osoby zatrudnione na stanowisku urzędniczym. Takie okoliczności jak wcześniejsze (przed zgłoszeniem) wydanie pracownikowi pozytywnej oceny pracy bez wskazywania w/w zastrzeżeń, przyznawanie pracownikowi nagród (które warto przypomnieć powinny być przyznawane za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – art. 36 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych), czy brak monitowania zastrzeżeń wobec pracownika mniej formalnymi ścieżkami np. drogą mailową będą działały na niekorzyść pracodawcy. Natomiast – w zależności od rodzaju zajmowanego stanowiska – takie okoliczności jak częste zwroty spraw/uchylenia decyzji do ponownego rozpatrzenia, niezałatwianie spraw w terminie, niedopełnienie obowiązków związanych z realizacją projektów skutkujące narażeniem pracodawcy np. na naliczenie korekt czy popełnianie innych podobnych uchybień, które można udokumentować i których liczba, zakres czy skutki odstają od podobnych uchybień popełnianych przez innych pracowników – mogą w mojej ocenie przemawiać na korzyść pracodawcy. Mając jednak na względzie związaną ze stosowaniem działań odwodowych ewentualną odpowiedzialność karną (art. 57 projektu ustawy) do tego rodzaju analizy na pewno nie można podejść pobieżnie.

W przypadku ustanowienia podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń, dokonującego weryfikacji zgłoszeń, dokonującego komunikacji ze zgłaszającym itd. - czy to stanowisko powinno być zapisane i wyodrębnione w regulaminie wynagradzania pracowników?

Odpowiedź: W mojej ocenie obecnie nie ma takiej potrzeby. Ani w dyrektywie ani w projekcie ustawy nie przewidziano takiego obowiązku. Ponadto w samym projekcie ustawy nie wskazano, że podmiotem przyjmującym zgłoszenie upoważnionym do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym musi być pracownik zatrudniony na dedykowanym do tego stanowisku pracy. Być może docelowo, w rozporządzeniu o wynagradzaniu pracowników samorządowych – w wykazie stanowisk urzędniczych - znajdzie się takie stanowisko pracy (np. takie uzupełnienie miało miejsce w odniesieniu do inspektorów ochrony danych osobowych) ale ta kwestia nie jest obecnie przesądzona.

Czy podmiotem, który będzie rozpatrywał zgłoszenia lub będzie uczestniczył w zespole rozpatrującym zgłoszenia może być sekretarz powiatu?

Odpowiedź: Ustawa o pracownikach samorządowych wprost nie przesądza o zakresie obowiązków sekretarza powiatu. Stanowisko to zaliczane jest do stanowisk kierowniczych a z regulaminów organizacyjnych wynika, że regułą jest przydzielanie sekretarzowi obowiązków mających wprost wpływ na sposób realizacji zadań przez starostwo powiatowe, pozostających w obszarze wskazanym art. 2 ust. 1 lit a Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii np. nadzór nad wydziałem zamówień publicznych. To z kolei może rodzić wątpliwości co do bezstronności np. jeżeli zgłoszenie może wiązać się z brakiem nadzoru nad realizacją zadań przez nadzorowany wydział. Przy podejmowaniu decyzji, o tym kto będzie rozpatrywał zgłoszenia należy mieć na względzie, że osoba wskazana do realizacji tego zadania nie powinna być „sędzią we własnej sprawie”.