Wybór przewodniczącego rady (zwłaszcza na inauguracyjnym posiedzeniu organu) jest szczególnie ważny – to przewodniczący jest „gospodarzem” rady, bez niego rada nie mogłaby funkcjonować. Jego zadaniem jest sprawne organizowanie i prowadzenie prac rady, w tym przewodniczenie jej obradom.

Zgodnie z wyrokiem WSA w Lublinie z dnia 19 lipca 2012 roku (sygn. akt: III SA/Lu 203/12) poprzez organizowanie prac rady powiatu, o którym mowa w art. 14 ust. 3 u.s.p., należy rozumieć szereg czynności, głównie o charakterze materialno-technicznym, takich jak przygotowywanie projektu sesji, zawiadomienie radnych o miejscu i terminie sesji oraz porządku obrad, przygotowanie dla radnych stosownych dokumentów i innych materiałów.
Warto pamiętać, że są to kompetencje wyłączne przewodniczącego, tzn. rada powiatu nie ma kompetencji do szerszego, niż wynikający z ustawy, określenia uprawnień przewodniczącego rady. Skoro z woli ustawodawcy zadania tego podmiotu ograniczają się wyłącznie do czynności związanych z organizowaniem pracy rady oraz prowadzeniem obrad, przyznanie radzie powiatu uprawnień do udzielania pełnomocnictwa innym (niż wiceprzewodniczący) osobom w bliżej nieokreślonych sprawach, wykracza poza jego kompetencje przewidziane w art. 14 ust. 3 ustawy (wyrok WSA w Olsztynie z dnia 3 lutego 2009 roku, sygn. akt: II SA/Ol 983/08).

Jeżeli nie doszłoby do skutecznego wyboru przewodniczącego rady na pierwszej sesji, oznaczałoby to sytuację faktyczną niemożliwości zwołania sesji następnej. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w sytuacji patowej przerwać obrady i kontynuować sesję np. w dniu następnym. Warto także wiedzieć, że wybór wiceprzewodniczących nie jest bezwzględnie konieczny do przeprowadzenia już na pierwszej sesji. (Korczak J., Zwoływanie i obrady pierwszych sesji nowo wybranych organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego, NZS 2010/6/100).

Przewodniczący wykonuje swoje funkcje przy pomocy biura rady lub innej komórki organizacyjnej wchodzącej w skład starostwa. Oznacza to, że biuro rady winno obsługiwać każdorazowego prowadzącego obrady (niezależnie czy przewodniczy „nominalny” przewodniczący, wiceprzewodniczący, komisarz czy inny radny). Należy pamiętać też, że z uwagi na zakres i rolę uprawnień przysługujących przewodniczącemu, wybory mogą przybrać nieoczekiwany obrót. Jednostka obsługująca radę i czuwająca nad aspektami organizacyjnymi pierwszego posiedzenia winna być w miarę możliwości przygotowana na różne scenariusze, uwzględniając często polityczny charakter wyborów.

Etap I - zgłoszenie kandydatów

Wobec braku ustawowych regulacji przyjmuje się, że kandydatów na funkcje przewodniczącego oraz wiceprzewodniczących (ich liczbę określa statut) może zgłosić każdy radny. Wydaje się zasadnym, by prowadzący pierwsze posiedzenie ograniczył w czasie możliwość zgłaszania kandydatur (określił moment końcowy, do którego momentu można zgłaszać kandydatów) – może to przewidzieć już w porządku obrad lub poinformować o tym w toku posiedzenia.

Należy pamiętać, by sprawdzić, czy zgłaszane osoby nie są członkami zarządu powiatu i czy wyrażają zgodę na kandydowanie.

Przewodniczący sesji może przewidzieć dodatkowy etap, w którym zgłoszone osoby będą miały możliwość zaprezentowania się przed radą. Dopuszczalne jest również zadawanie przez członków rady pytań kandydatom, o ile pytania te dotyczą funkcji o jaką się ubiegają.

Etap II - sporządzenie kart do głosowania

W miarę możliwości jednostka obsługująca radę powinna przygotować się na przeprowadzenie tajnego głosowania. Wprawdzie formalnie przygotowanie kart do głosowania jest zadaniem komisji skrutacyjnej, jednak pamiętajmy, że komisja konstytuuje się w toku obrad, a zatem jej członkowie nie mają możliwości wcześniejszego przygotowania się do sporządzenia kart. Tu będzie potrzebna pomoc jednostki obsługującej posiedzenie. Warto uzgodnić wcześniej z przewodniczącym czy np. na czas drukowania kart warto ogłosić przerwę w obradach, czy może tak zbudować porządek obrad, by biuro rady miało czas na odpowiednie przygotowanie głosowania.

Etap III - wybór komisji skrutacyjnej

W przypadku głosowania tajnego, powołanie komisji skrutacyjnej jest warunkiem uporządkowanego i sprawnego przeprowadzenia głosowania. Zadaniem komisji jest przygotowanie projektu regulaminu głosowania, przygotowanie kart do głosowania, przeprowadzenie głosowania i nadzór nad jego prawidłowym przebiegiem, obliczenie głosów i sporządzenie protokołu z głosowania oraz ogłoszenie wyników głosowania. W skład komisji skrutacyjnej powinni wejść wyłącznie radni. Utartą, dobrą praktyką jest gwarantowanie reprezentacji w składzie komisji skrutacyjnej wszystkim „opcjom” politycznym. Pozwala to na uniknięcie zarzutów o stronniczość członków komisji skrutacyjnej.

Jednym z podstawowych zadań komisji jest ustalenie reguł głosowania. Jasny i przejrzysty regulamin głosowania w wielu przypadkach będzie gwarantem spokojnego i bezspornego jego przebiegu. Należy pamiętać, że regulamin jest przyjmowany uchwałą rady powiatu.

Komisja skrutacyjna czynności związane z przeprowadzeniem wyborów, w tym liczenie głosów, może wykonywać publicznie, np. na sali obrad.

Etap IV - głosowanie

Zgodnie z ustawą o samorządzie powiatowym, głosowanie winno być tajne. Nie oznacza to zawsze konieczności zapewnienia możliwości oddania głosu w kabinie wyborczej (a przynajmniej nie musi). Ważne jest, by głosujący radni mogli wypełnić kartę do głosowania w sposób dyskretny. Na straży przestrzegania właściwej procedury (w tym zachowania tajności głosowania) stoi komisja skrutacyjna, która po przeprowadzeniu głosowania i obliczeniu głosów spisuje protokół. Jego treść, wynikająca z przyjętego przez radę regulaminu głosowania, powinna również zawierać odniesienie, czy w trakcie głosowania spełniono warunek tajności. Protokół wraz z kartami do głosowania i regulaminem stanowi załącznik do protokołu z sesji.

Etap V – ogłoszenie wyników głosowania i podjęcie formalnej uchwały

Po oddaniu głosów radnych i ich zliczeniu, komisja skrutacyjna ogłasza wyniki wyborów.

Głosowanie, jest techniczną operacją, polegającą na indywidualnym i samodzielnym oświadczeniu woli radnego dotyczącym kandydatur. Zapewnienie, aby w głosowaniu nie brały udziału osoby nieuprawnione jest również elementem tej operacji. Dopiero po zliczeniu głosów wiadomym staje się, czy i który z kandydatów uzyskał wymaganą ich ilość. Stan ten wymaga wyraźnego stwierdzenia przez radę, co może odbyć się wyłącznie w formie uchwały podjętej w trybie i na zasadach ogólnych, tj. w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy ustawowego składu rady. (Dolnicki Bogdan (red.), Ustawa o samorządzie powiatowym. Komentarz do art. 14, wyd. II). A zatem stwierdzić należy, że uchwała rady powiatu stwierdzająca wybór konkretnej osoby, która otrzymała wymaganą liczbę głosów, na konkretne stanowisko ma charakter wyłącznie deklaratoryjny.

Relacje pomiędzy samym procesem głosowania, jego wynikiem, a uchwałą stwierdzającą wybór przejrzyście określił WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 20 sierpnia 2008 roku w sprawie o sygn. akt: II SA/Go 351/08, zgodnie z którym aktem podstawowym decydującym o wyborze wiceprzewodniczącego Rady jest wybór dokonany w głosowaniu tajnym przez oddanie głosów radnych na kandydatów, a następnie ogłoszenie wyników przez komisję skrutacyjną. Uchwała rady stwierdzająca wybór jest wyłącznie uchwałą deklaratoryjną, nie kształtującą prawo a jedynie potwierdzającą fakt wyboru.

Uchwała powinna być doręczona organowi nadzoru w terminie 7 dni od jej podjęcia.