Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny nie może dojść do sytuacji, aby beneficjent miał otrzymywać dotację oświatową bez żadnych obowiązków z jego strony, a w szczególności w zakresie wykazania wydatkowania dotacji zgodnie z jej celami.

Dane niezbędne do oceny prawidłowości wykorzystania dotacji winny wynikać tylko i wyłącznie z dokumentacji organizacyjnej, przebiegu nauczania i finansowej przedszkola. Organ zobowiązany jest bowiem zbadać, czy zgromadzona przez dotowaną jednostkę dokumentacja pozwala na stwierdzenie, że określone transakcje wykonano w ramach realizacji celu o jakim mowa w ustawie o finansowaniu zadań oświatowych oraz w jakiej kwocie dana transakcja była finansowana z dotacji. Obowiązkiem jest prowadzenie rzetelnej, przejrzystej dokumentacji rachunkowej, która umożliwiałaby rozliczenie dotacji w sposób prawidłowy, wykazywałaby jakie wydatki i w jakiej wysokości z tej dotacji poniesiono.

W kwestii wydatków przeznaczonych na żywienie dzieci w przedszkolu, tj. zakup produktów żywnościowych tzw. wsad do kotła i inne koszty pośrednie (wynagrodzenie kucharza i pomocników kucharza oraz wyposażenie kuchni) NSA zauważył, że na gruncie rozpatrywanego stanu faktycznego, zgodnie ze statutem dotowanego przedszkola, to przedszkole miało zapewnić odpłatnie wyżywienie dla dzieci, a zatem koszty wyżywienia pokrywane były w ramach opłat uiszczanych przez rodziców. Tym samym NSA wyraził pogląd o braku możliwości przeznaczenia dotacji na finansowanie kosztów wyżywienia dzieci w sytuacji, gdy ze stanu faktycznego sprawy wynika, że koszty te były pokrywane w ramach opłat uiszczanych przez rodziców.

Możliwość pokrywania tych wydatków z dotacji powodowałaby podwójne finansowanie wyżywienia dzieci - raz z opłat wnoszonych przez rodziców, drugi raz z dotacji z budżetu gminy. Pokrywanie kosztów wyżywienia przez rodziców skutkuje więc tym, że wydatek ten nie mógł być sfinansowany z dotacji. Środki publiczne, jakie stanowi dotacja nie mogą zaś stanowić zysku przedsiębiorcy prowadzącego przedszkole. Mogą bowiem one być wydatkowane jedynie na cele określone w przepisach prawa, a mianowicie wyłącznie na wydatki bieżące w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej.

Niemożliwym także było w ocenie NSA rozliczenie kwot wydatkowanych na zakup artykułów spożywczych, według propozycji - koszty "wsadu do kotła" po połowie - 50% jako koszty związane z działalnością przedszkola, a 50% - to koszty prowadzenia działalności gospodarczej - usług cateringowych. NSA podkreślił, że kwota udzielonej dotacji oświatowej musi zostać rozliczona z całkowitą starannością, nie zaś opierać się na niczym nieuzasadnionych szacunkach osoby prowadzącej przedszkole.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 maja 2026 r. I GSK 503/25

Źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl