W art. 22 ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne wyrażono obowiązek aktualizacji danych objętych ewidencją gruntów i budynków. 

Ewidencja gruntów jest specjalnie prowadzonym i wywierającym określone skutki prawne zbiorem informacji o gruntach, który pełni funkcje informacyjno-techniczne, nie rozstrzyga sporów o prawo, ani też praw nie nadaje. Przesądza o tym definicja ustawowa ewidencji gruntów i budynków, zawarta w art. 2 pkt 8 ustawy, zgodnie z którą ilekroć w ustawie jest mowa o ewidencji gruntów i budynków (katastrze nieruchomości) rozumie się przez to jednolity dla kraju, systematycznie aktualizowany zbiór informacji o gruntach, budynkach i lokalach, ich właścicielach oraz o innych osobach fizycznych lub prawnych władających tymi gruntami, budynkami i lokalami.

Ewidencja pełni jedynie funkcje rejestrujące w odniesieniu do stanów prawnych, ustalonych w innym trybie i przez inne organy. Przez żądanie wprowadzenia zmian w ewidencji gruntów nie można zatem dochodzić ani udowadniać swoich praw właścicielskich, czy np. żądać podziału istniejącej działki w sytuacji, gdy nie jest jednoznacznie określony jej stan prawny lub żądany wpis aktualizacyjny prowadziłby do takich niejednoznaczności. Wpisy w ewidencji mają charakter deklaratoryjny, więc nie mogą kształtować nowego stanu prawnego, a jedynie potwierdzać stan prawny wynikający z dokumentów. Wpisy stanu prawnego nieruchomości dokonywane są zaś na podstawie odpisów prawomocnych decyzji i orzeczeń organów administracji oraz sądów, a także aktów notarialnych.

Oznacza to, że organy prowadzące ewidencję nie są uprawnione do rozstrzygania o stanie prawnym nieruchomości. Jakiekolwiek wątpliwości co do stanu prawnego nieruchomości nie pozwalają na prowadzenie postępowania w trybie administracyjnym, w celu aktualizacji zapisów widniejących w ewidencji. W takiej sytuacji konieczne jest wszczęcie odpowiedniego postępowania przed sądem powszechnym, który będzie władny rozstrzygać spory na tle stanu prawnego nieruchomości.

Nie budzi wątpliwości sądów administracyjnych, że postępowanie mające na celu aktualizację operatu ewidencyjnego ma charakter rejestrowy, czyli wtórny względem zdarzeń prawnych, z których wynikają zmiany danych podlegających ujawnieniu w ewidencji.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 23 czerwca 2020 r., I OSK 1836/19

Źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl