Dokumenty potwierdzające wykształcenie są dokumentami urzędowymi, a tym samym są informacją publiczną – stwierdził NSA w wyroku z dnia 20 listopada 2019 r., sygn. akt: I OSK 4342/18. A zatem oznacza to, iż zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o dostępie do informacji publicznej podlegają co do zasady udostępnieniu w zakresie treści i postaci.
Informacje o wykształceniu, przebiegu pracy zawodowej, o kwalifikacjach lub umiejętnościach osoby pełniącej funkcje publiczne, stanowią informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy. Informacje te niewątpliwie odzwierciedlają bowiem poziom kompetencji pracownika sprawującego funkcję publiczną (jego kwalifikacji) i wskazują na poziom jego zdatności do wykonywania władzy publicznej, a zatem są informacją publiczną w rozumieniu art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy. Podlegają one udostępnienie w zakresie treści, a w postaci wówczas, gdy ich nośnikiem jest dokument urzędowy i nie zachodzą podstawy prawne do ograniczenia dostępu do informacji publicznej.
Dyplom jako dokument urzędowy
NSA wskazał, że przynajmniej od 1945 r. sprawy związane z wykształceniem na poziomie podstawowym, średnim i wyższym są zadaniami publicznymi realizowanymi przez Państwo Polskie. Wnioski te wypływają wprost z obowiązujących przepisów Konstytucji (art. 70), ustawy Prawo oświatowe oraz ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Analogiczne w swej istocie regulacje prawne obowiązywały również wcześniej. Uzyskanie wykształcenia na wszystkich poziomach kształcenia nastąpić może w ramach pobierania usług niematerialnych odpowiedniego rodzaju (tj. pobierania nauki) świadczonych przez podmioty publiczne lub podmioty niepubliczne. Bez względu na formę organizacyjną oraz charakter publiczny lub niepubliczny tego rodzaju jednostek, zajmują się one realizacją zadań publicznych z zakresu oświaty lub szkolnictwa wyższego. Zakończenie edukacji na określonym poziomie nauczania kończy się wydaniem świadectw lub dyplomu. Wydanie świadectw lub dyplomu kończy formalnie edukację i stanowi w swej istocie zamknięcie procesu decyzyjnego dotyczącego bezpośrednio sytuacji ucznia lub studenta nakierowanego na orzeczenie, iż określona osoba uzyskała wiedzę, umiejętności i kompetencje opisane w ustawach i aktach wykonawczych, jakimi winna legitymować się kończąc określoną szkołę (jej typ) lub uczelnię wyższą na danym kierunku oraz że osoba ta złożyła wszystkie przewidziane prawem egzaminy. Wydanie świadectwa lub dyplomu jest obowiązkiem wynikającym bezpośrednio z ustaw i stanowi realizację funkcji władzy publicznej, bez względu na to, czy wydaje go podmiot publiczny, czy też podmiot niepubliczny. Ustawy nie różnicują mocy prawnej świadectw i dyplomów wydanych przez podmioty publiczne i niepubliczne. Posiadają one tę samą moc prawną. Świadectwa lub dyplomy są wydawane przez uprawnione organy szkół lub uczelni, którymi są dyrektorzy lub rektorzy. Są to osoby zajmujące kierownicze stanowiska w instytucjach państwowych w rozumieniu art. 115 § 13 k.k.
Dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie nie są dokumentami prywatnymi, jednak mogą zawierać dane dotyczące prywatności. W takich sytuacjach dokumenty urzędowe nie tracą charakteru informacji publicznej. Jest to nadal informacja publiczna, z tym, że zgodnie z art. 5 ustawy prawo do jej uzyskania podlega stosownym ograniczeniom. W takiej sytuacji organ może odmówić udostępnienia takiej informacji, ale stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy obligowany jest wydać decyzję w tym przedmiocie.
Dokumenty potwierdzające staż pracy, kwalifikacje i uprawnienia zawodowe mogą mieć charakter dokumentów prywatnych, jeśli nie zostały sporządzone przez funkcjonariusza publicznego.