Ten serwis używa cookies i podobnych technologii, brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza zgodę na to.

Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza zgodę na to. Więcej »

Zrozumiałem

Nagrywanie i transmisja z posiedzeń w samorządach a ochrona danych

Nagrywanie i transmisja z posiedzeń w samorządach a ochrona danych fotolia.pl

Konstytucja gwarantuje każdemu obywatelowi prawo do uzyskania informacji o działalności organów władzy publicznej. Zainteresowani mogą zatem wziąć udział w posiedzeniach kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów. Mogą oni także zapoznać się z transmisją obrad organów jednostek samorządu terytorialnego, np. rad powiatu czy gminy. Jak spełniać obowiązek jawności działań władzy samorządowej przy jednoczesnym zachowaniu przepisów o ochronie danych osobowych? Jakie procedury powinien uwzględnić administrator w związku z transmisją i nagrywaniem, a także dalszym udostępnianiem nagrań? Między innymi na te pytania odpowiedział prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Transmisje wideo i rejestrowanie wydarzeń stało się powszechne. Rozwój technologii sprawił, że w każdym miejscu i czasie można mieć dostęp do zapisu transmisji. Dotyczy to także wydarzeń publicznych. Dlatego także w ustawodawstwie regulującym działanie kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego, pochodzących z wyborów powszechnych (np. rady gmin, rady powiatów), zawarto rozwiązania dotyczące zarówno transmitowania, jak i utrwalania za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk obrad tych organów. Uregulowano również zasady dalszego udostępniania takich nagrań.

Rejestrując powyższe posiedzenia trzeba mieć na względzie przepisy o ochronie danych osobowych. W obradach kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego uczestniczą zarówno osoby publiczne, realizujące zadania publiczne, jak i osoby fizyczne. Prezes UODO zwraca uwagę, że przetwarzanie danych wszystkich tych osób nie wymaga pozyskania zgody, gdyż przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest niezbędność takiego działania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), w związku z realizacją zasady dostępu do informacji publicznej. Odpowiednia ochrona danych osobowych powinna być poprzedzona analizą ryzyka uwzględniającą m.in. rodzaje danych, w tym szczególne kategorie danych, przetwarzanych w czasie obrad organów kolegialnych jednostek samorządu terytorialnego, a także czynności przetwarzania, co będzie realizowało wskazaną w RODO zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2. Administrator - planując przebieg obrad - powinien ocenić, czy informacje i tematyka obrad będą wymagały ujawnienia danych osobowych osób fizycznych ze szczególnym uwzględnieniem kategorii danych wskazanych w art. 9 i 10 RODO.

Nie bez znaczenia jest też rozmieszczenie kamer – powinny one przede wszystkim być skierowane na osoby publiczne i te, które realizują zadania publiczne. Istotne jest zminimalizowanie zakresu danych pozyskiwanych w związku z transmisją także poprzez jej wstrzymanie w przerwach obrad. Administrator, planując transmisje i nagrywanie obrad, powinien również zapewnić odpowiednie szkolenia nie tylko dla osób wchodzących w skład samorządowych organów kolegialnych, ale także dla osób odpowiedzialnych za techniczną obsługę obrad, w tym dla osób, które w instytucji zajmują się do czynnościami technicznymi związanymi z pracą kamer, aby przy realizacji prawa dostępu do informacji publicznej nie dochodziło do naruszenia zaprojektowanych i wdrożonych przez administratora procedur ochrony danych.

Prezes UODO wskazuje kilka etapów, które administrator powinien uwzględnić przy wypracowywaniu odpowiednich standardów ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z obradami:

  • Odpowiednie zaplanowanie pracy - Ważne jest zarówno to, na jakim forum będzie np. prowadzona debata publiczna, podczas której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, jak i zakres oraz sposób przetwarzania danych.
  • Zapewnienie rzetelnej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO
  • Zapewnienie właściwego sposobu transmisji, utrwalania i udostępniania w Internecie nagrań z posiedzeń kolegialnych organów JST - tak by udostępnienie tych nagrań uwzględniało ochronę danych osobowych
  • Zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa nagrań umieszczonych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej i stronach internetowych organu.
  • Dokonanie analizy okresu przetwarzania danych zawartych w nagraniach zamieszczonych w Internecie
Sob., 16 Lst. 2019 0 Komentarzy Dodane przez: Małgorzata Węgrzyn