Korespondencja mailowa pomiędzy organem, a inżynierem kontraktu może stanowić informację publiczną. Dlatego na prośbę wnioskodawcy powinna ona zostać udostępniona. W innym razie oznacza to, że organ dopuszcza się bezczynności - tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny, sygn. II SAB/Sz 8/19. 

Mieszkaniec miasta zwrócił się do prezydenta miasta o udostępnienie informacji publicznej w postaci korespondencji pomiędzy urzędem a inżynierem kontraktu oraz umowy na podstawie, której wykonuje on swoje czynności w związku z prowadzonymi robotami budowlanymi. W odpowiedzi na wniosek, organ przekazał umowę, ale odmówił udostępnienia korespondencji, ponieważ uznał, że nie stanowi ona informacji publicznej. Wnioskodawca złożył skargę do sądu administracyjnego, w której zarzucił organowi bezczynność. WSA w Szczecinie oddalił skargę. Mieszkaniec jednak się nie poddał i wniósł kasację do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Jak się okazało słusznie, ponieważ Sąd przekazał sprawę do ponownego rozpoznania WSA w Szczecinie.

Po ponownym rozpoznaniu sprawy, WSA uznał, że skarga wnioskodawcy była uzasadniona. Spór sprowadzał się przede wszystkim do rozstrzygnięcia, czy żądana korespondencja to dokumenty urzędowe, czy też dokumenty wewnętrzne, które nie mają charakteru informacji publicznej.

Sąd wskazał, że pojęcie dokumentu urzędowego było już przedmiotem zainteresowania NSA, który wskazał, że jego definicja legalna z art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej zawiera szeroki zakres przedmiotowy i uniwersalny charakter, ponieważ obejmuje wszelkie treści oświadczeń woli lub wiedzy bez względu na formę ich utrwalenia. Ponadto przepis ten wymaga, aby dokument był podpisany. WSA zaznaczył, że dodatkową przesłanką jest jego skierowanie do innego podmiotu lub złożenie do akt, przy czym rodzaj adresata jest nieistotny. Ponadto sąd wskazał, że złożenie dokumentu w aktach sprawy stanowi jedną, ale nie jedyną z przesłanek uznania za dokument urzędowy. Rozważania te są istotne ze względu na to, że listy, które zostały wysłane przez organ do inżyniera kontraktu mogły zostać złożone do akt.

WSA uznał, że prezydent miasta pozostaje w bezczynności i zobowiązał go do rozpatrzenia wniosku w terminie 14 dni.

Źródło: CBOSA