Z chwilą wejścia w życie ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, Starostwa Powiatowe uzyskały możliwość zorganizowania wspólnej obsługi wszystkich jednostek im podległych, w ramach tzw. Centrów Usług Wspólnych. Jednym z obszarów, który może generować rzeczywistą, przekładającą się na wynik finansowy, wartość dodaną dla powiatu jest obszar aktywów tj. środków trwałych i wyposażenia. Koszt majątku stanowi niebagatelną pozycję w budżetach instytucji publicznych. „W Powiecie Tczewskim majątek, którym zarządzamy to kwota rzędu 260 mln. zł. A przecież trzeba pamiętać, że jego nabycie – w dużej części – było sfinansowane z udziału w podatkach naszego powiatu” – mówi Naczelnik Wydziału Administracji i Zarządzania Kryzysowego Włodzimierz Mroczkowski.
Nie zawsze w ślad za oczekiwaniami mieszkańców idą dobre praktyki zarządzania majątkiem czy efektywny sposób jego nabywania. W wielu przypadkach działania są zdecentralizowane, pozbawione szansy wynikającej z synergii użycia i konsolidacji zakupów w obrębie grup, jakimi są: szkoły, szpitale, domy pomocy społecznej i inne jednostki podległe powiatowi.
Zarządzanie majątkiem trwałym i wyposażeniem to szerokie spektrum działań związanych z jego eksploatacją i utrzymaniem. To m.in. także monitoring przesunięć pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, pracownikami czy miejscami użytkowania. Gdy procesy zarządzania majątkiem ograniczone są do pojedynczych jednostek organizacyjnych, nie łatwo jest optymalizować koszty nabycia majątku czy poprawiać efektywność jego wykorzystania. „Rozwiązaniem tego problemu jest centralizacja bazy danych środków trwałych i wyposażenia wraz z dokumentacją zdjęciową, która ułatwia identyfikację składników majątku znajdujących się w ewidencji jednostek podległych Powiatowi Tczewskiemu i udostępnienie ich wszystkim podmiotom z zaznaczeniem nadwyżek nieużywanego sprzętu czy zbędnych materiałów eksploatacyjnych” – mówi Naczelnik Włodzimierz Mroczkowski.
We wdrożonym w Powiecie Tczewskim modelu, wszystkie operacje związane z majątkiem odbywają się lokalnie, a ich wynik zapisywany jest na serwerze centralnym zlokalizowanym w Starostwie Powiatowym. Tu budowana jest pełna ewidencja majątku jednostek podległych, opracowywane są strategie zakupów oraz plany zamówień publicznych środków trwałych, wyposażenia czy materiałów eksploatacyjnych. Takie podejście pozwala nie tylko efektywnie nabywać majątek, ale również w łatwy sposób zarządzać jego przesunięciami pomiędzy jednostkami. „W Powiecie Tczewskim, system informatyczny do zarządzania majątkiem STOCK -The Assets Ninja firmy SmartMedia obsługuje 24 jednostki podległe Starostwu Powiatowemu. W centralnej bazie danych mamy ponad 60 tysięcy składników, dla których obok prowadzonej ewidencji, liczone automatycznie są również odpisy amortyzacyjne” – dodaje Inspektor Mariola Słomion-Rapciak.
Innym aspektem zarządzania majątkiem jest powiązanie danego składnika z osobą odpowiedzialną – bezpośrednim użytkownikiem. W niektórych wypadkach składnik używany jest przez wielu pracowników. Jego przekazywanie rejestrowane jest najczęściej z wykorzystaniem dokumentacji papierowej, a cała operacja realizowana jest w biurze lub magazynie. Wymaga to fizycznej obecności nie tylko osób przekazujących sobie dane wyposażenie, ale też osoby nadzorującej - głównego użytkownika, odpowiedzialnego za dokumentację i uwierzytelnienie transakcji. Rozwiązaniem tego problemu i radykalnym przyspieszeniem procesów udostępnienia bądź wypożyczenia sprzętu może być zastosowanie rozwiązań mobilnych, wykorzystujących zwykłe smartfony i identyfikatory - unikalne dla osób i sprzętu - takie jak kody kreskowe czy tagi RFID. Proces przekazania sprzętu jest prosty i sprowadza się do odczytu tych identyfikatorów - jak na załączonym rysunku.
„Co więcej transakcja ta może być wykonana zdalnie, bez konieczności fizycznej obecności wszystkich jej uczestników w tym samym miejscu. Wynik odczytu kodu kreskowego inicjatora transakcji przesyłany jest wraz ze zdjęciem sprzętu na urządzenie mobilne drugiej osoby, a po jego akceptacji trafia do centralnego serwera, gdzie transakcja jest autoryzowana przez pracownika starostwa nadzorującego zarządzanie majątkiem” – mówi Dariusz Kąkol – Pełnomocnik Zarządu firmy SmartMedia, producenta systemu do zarządzania majątkiem dla instytucji publicznych i biznesu.
Obecnie, w administracji samorządowej zarządzanie majątkiem często kojarzone jest wyłącznie z procesem inwentaryzacji. Ponieważ inwentaryzacja prowadzona jest w cyklach długoterminowych (najczęściej raz na 4 lata), to zarządzanie majątkiem jako takie, nie ma należytej rangi z punktu widzenia wspierających je rozwiązań informatycznych. Tak mogło być wtedy, gdy zarządzanie aktywami instytucji publicznej prowadzone było do każdej jednostki organizacyjnej odrębnie. Dziś, gdy weszła ustawa o budowie Centrum Usług Wspólnych, sytuacja uległa radykalnej zmianie. Dała ona podstawę prawną i impuls do zmiany. Pobudziła nowe myślenie, które sposób zarządzania jednostkami administracyjnymi przybliża do sposobu pracy w biznesie. Zorientowała działanie jednostek samorządowych na jakość i efektywność finansową procesów – „również w obszarze zarządzania aktywami, które stanowią nasz wspólny publiczny majątek” – konkluduje Naczelnik Wydziału Administracji i Zarządzania Kryzysowego Włodzimierz Mroczkowski.
Źródło: powiat.tczew.pl
