Jeżeli organy powołują się w swoich rozstrzygnięciach na określone dokumenty, tym bardziej urzędowe, będące w ich posiadaniu, to stosowne odpisy tychże dokumentów, względnie kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, powinny bezwzględnie znaleźć się w aktach sprawy, tak aby możliwa była rzetelna kontrola rozstrzygnięć z ich wykorzystaniem wydanych – stwierdził WSA w Warszawie (wyrok z dnia 29 maja 2018 r., sygn. akt: VII SA/Wa 2195/17).

Brak takich dokumentów w aktach sprawy wskazuje, iż nie jest możliwa pełna kontrola twierdzeń formułowanych przez organy, co stanowi naruszenie norm wyrażonych w art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a., zwłaszcza w zakresie prawidłowości zebrania materiału dowodowego oraz możliwości jego późniejszej oceny przez sąd administracyjny w kontekście stanowiska organu. To uchybienie, w ocenie Sądu stanowi wystarczającą podstawę uchylenia rozstrzygnięcia organu.