Zaświadczenia są aktami, które potwierdzają istnienie uprawnień lub obowiązków określonych uprzednio indywidualnym aktem prawnym. Nie są więc zaświadczenia aktami administracyjnymi lecz czynnościami faktycznymi, gdyż nie są oświadczeniami woli lecz oświadczeniami wiedzy. Istota zaświadczenia sprowadza się więc do tego, że nie rozstrzyga ono o żadnych prawach lub obowiązkach, nie może również tworzyć nowej sytuacji prawnej, ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zaświadczenie nie może rozstrzygać czegokolwiek - żadnej sprawy, nie ma charakteru prawotwórczego ani charakteru interpretacyjnego (np. wykładni przepisów prawa).

Postępowanie w sprawie wydawania zaświadczeń zawsze wszczynane jest na wniosek strony. Jest ono dostępne dla każdego, a stronami takiego postępowania są osoby, które występują o zaświadczenie z uwagi na przepis prawny lub z uwagi na swój interes prawny.

Organ administracji publicznej winien odmówić wydania zaświadczenia wówczas, gdy osoba ubiegająca się nie wskaże przepisu prawa lub nie wykaże interesu prawnego albo gdy jej żądanie nie znajduje oparcia w dokumentach, o których mowa w art. 218 § 1 k.p.a.

Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 24 listopada 2017 r., sygn. akt: II SA/Gl 814/17