Ustawodawca nie zawęził katalogu informacji publicznej tylko do informacji zawartej w dokumentach urzędowych, lecz może ona wynikać lub być formułowana z każdego materiału znajdującego się w posiadaniu organu. Tym samym również dokumenty prywatne, jak każde inne źródła informacji będące w posiadaniu podmiotu wskazanego w art. 4 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, mogą stanowić podstawę do udzielenia informacji publicznej na sprecyzowany wniosek – taką tezę sformułował NSA w wyroku z dnia 27 czerwca 2017 r., sygn. akt: I OSK 2807/15.
Sąd wydał ww. wyrok w odpowiedzi na pytanie: czy żądana informacja o lokalizacji baz eksploatacyjnych przedsiębiorstw transportowych stanowi informację publiczną podlegającą załatwieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Sad wskazał, że wprawdzie uwzględniając art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej dokumenty prywatne nie podlegają udostępnieniu w postaci, w jakiej są ujęte, to należy podkreślić, że dokumenty prywatne znajdujące się w posiadaniu organu mogą stanowić podstawę do sformułowania odpowiedzi na wniosek o informację publiczną, a zatem zawierać informacje podlegające udostępnieniu. W myśl art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o dostępie do informacji publicznej, udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o danych publicznych, w tym treść i postać dokumentów urzędowych. Z przepisu tego wynika, że tylko w przypadku dokumentów urzędowych podmiot zobowiązany do udostępniania informacji publicznej udostępnia je zarówno co do treści, jak i postaci w jakiej zostały utrwalone. W przypadku innych rodzajów nośników informacji publicznej, niż dokument urzędowy, podmiot zobowiązany nie ma obowiązku ich udostępniać, a jedynie zawartą w nich informację publiczną. W rezultacie, jak wskazano w literaturze i judykaturze, wnioskodawca nie ma prawa, wynikającego z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a przywołanej ustawy, do żądania zachowania określonej treści i postaci dokumentu prywatnego, może natomiast domagać się zawartej w nim informacji, jeżeli jest to informacja publiczna.
