Prawidłowe załatwienie wniosku o udostępnienie informacji publicznej wymaga od jego adresata przeprowadzenia gruntownej analizy takiego wniosku pod kątem ustalenia, czy posiada żądane informacje oraz czy są one informacjami publicznymi, czy też nie.

Jeżeli zaś żądane informacje (wszystkie lub choćby niektóre z nich) stanowią informacje publiczne, to czy są one ogólnodostępne, czy też podlegają udostępnieniu tylko w trybie wnioskowym. A jeśli ten ostatni tryb okaże się właściwy - to czy zachodzą przesłanki ograniczające dopuszczalność udostępnienia żądanej informacji, np. z uwagi na to, iż informacja ta ma charakter przetworzony, na przeszkodzie jej udostępnieniu stoją ustawowo chronione tajemnice, względnie zachodzą inne przesłanki określone w art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o dostępnie do informacji publicznej. Taka wstępna weryfikacja i klasyfikacja jest niezbędna, gdyż, jak to już wyżej wskazano, w zależności od sposobu odpowiedzi na powyższe pytania inaczej będzie się przedstawiać tryb oraz forma załatwienia odnośnego wniosku.

Również ocena, czy prawo do informacji publicznej danego rodzaju podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy winna być dokonana w sposób zindywidualizowany - odrębnie dla każdej z żądanych informacji - z wyraźnym wskazaniem, jakie konkretnie przesłanki przemawiają za odmową udzielenia danej konkretnej informacji.

Jest to szczególnie istotne w przypadku odmowy udostepnienia informacji, bowiem odmowa ma charakter aktu woli, co oznacza, iż odmówić można wyłącznie udostępnienia informacji, którą podmiot zobowiązany posiada, zaś w przypadku nieposiadania wnioskowanej informacji lub uznania, iż nie stanowi ona informacji publicznej, właściwym sposobem rozpoznania wniosku jest poinformowanie o tym strony "zwykłym" pismem.

WSA w Poznaniu z dnia 29 czerwca 2017 roku, sygn.akt: IISAB/Po 60/17