Z art. 217-219 k.p.a., wynika, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie, jeżeli osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego (art. 217 § 1 pkt 2 i § 2 pkt 2 k.p.a.).

Organ administracji obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu, przy czym przed wydaniem zaświadczenia organ może przeprowadzić - w koniecznym zakresie - postępowanie wyjaśniające. Odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 219 k.p.a.). Postępowanie wyjaśniające prowadzone w celu stwierdzenia zasadności wydania zaświadczenia, ze swej istoty ma jedynie pomocniczą rolę przy ustaleniu jego treści, albowiem główną rolę w tym zakresie przypisać należy danym z ewidencji, rejestru, zbioru dokumentów lub zbioru danych utrwalanych innymi technikami. Słusznie sąd a quo wywodził, że to postępowanie wyjaśniające może być prowadzone wyłącznie "w koniecznym zakresie" i musi się odnosić do faktów i okoliczności wynikających z posiadanej przez ten organ ewidencji, rejestru czy zbioru danych innego rodzaju.

Wyrok NSA z dnia 18 lutego 2020 r., sygn. akt: II OSK 903/18