Rozpatrzenie niepodpisanego pisma następuje z rażącym naruszeniem prawa, a będąca wynikiem takiego rozpatrzenia decyzja (postanowienie) dotknięta jest wadą nieważności z przyczyny, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. – stanowi teza wyroku WSA w Lublinie z dnia 31 stycznia 2020 r. wydanego w sprawie sygn. akt: I SA/Lu 682/19.
Przepisy k.p.a, dla podań (pism procesowych) przewidują zasadę ograniczonego formalizmu. Spełnienie warunków formalnych pisma procesowego wymaga wskazania osoby, od której pismo pochodzi, jej adresu, sformułowania żądania i uczynienia zadość wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych (art. 63 § 2 k.p.a.). Jak stanowi art. 63 § 3 k.p.a., podanie wniesione pisemnie powinno być podpisane przez wnoszącego. Zatem jednym z koniecznych wymogów, stawianych wszystkim pismom procesowym w postępowaniu administracyjnym w świetle k.p.a., jest podpisanie podania przez wnoszącego, co wynika wprost z art. 63 § 3 k.p.a.
Wymóg podpisu jest istotny ze względu na to, że bez podpisu nie można dokonać indywidualizacji osoby, która złożyła podanie. Podpis wskazuje osobę wnoszącego i pozwala zidentyfikować czy podanie pochodzi od podmiotu uprawnionego. Brak podpisu strony na podaniu, czy brak podpisu osoby przez nią umocowanej, powoduje uchybienie uniemożliwiające wywołanie skutku prawnego wniesionego podania czyli uznania czynności strony. Tym samym podanie, które nie zostanie podpisane, nie wywołuje skutków prawnych związanych z jego wniesieniem, przede wszystkim zaś nie daje możliwości jego merytorycznego rozpatrzenia.
Rozpatrzenie takiego niepodpisanego pisma następuje z rażącym naruszeniem prawa, a będąca wynikiem takiego rozpatrzenia decyzja (postanowienie) dotknięta jest wadą nieważności z przyczyny, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. Stwierdzenie takiej wady przez organ II instancji zobowiązuje ten organ do uchylenia postanowienia dotkniętego wadą nieważności i przekazania sprawy organowi I instancji do ponownego rozpatrzenia na podstawie art. 138 § 2 w związku z art. 144 k.p.a. Naturalnym wskazaniem skierowanym przez organ odwoławczy do organu I instancji co do dalszego biegu sprawy jest zwrócenie uwagi na potrzebę wezwania strony do podpisania pisma.
Od tego, czy strona podpisze pismo w zakreślonym terminie zależy dalszy bieg sprawy przed organem I instancji. Organ II instancji nie może w takiej sytuacji uchylić postanowienia dotkniętego wadą nieważności i umorzyć postępowania pierwszej instancji, ponieważ w ten sposób ostatecznie kończy sprawę i stwarza stan sprawy rozstrzygniętej (res iudicata), co powoduje że organ I instancji nie może sprawy rozstrzygać bez narażenia się na zarzut naruszenia powagi sprawy rozstrzygniętej. Skutkiem takiego naruszenia jest nieważność postanowienia organu I instancji wydanego po umorzeniu postępowania pierwszej instancji przez organ II instancji.
