Jak pracodawcy powinni przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy zgodnie z RODO? Najnowszy poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedstawia wytyczne i wyjaśnia pojawiające się wątpliwości.
Żądać tylko tyle, ile pozwalają przepisy
Każdy pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie podania jedynie tych danych, do zbierania których uprawniają go przepisy prawa. Informacje te nie mogą być gromadzone „na zapas” ani „na wszelki wypadek”, zwłaszcza gdy pracodawca dopiero rozważa zatrudnienie kandydata w bliżej nieokreślonym czasie. Niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych jest także prowadzenie rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych”, czyli takich, w których nie wiadomo, kto szuka ludzi do pracy. Po zakończeniu rekrutacji dane kandydatów powinny być niezwłocznie usunięte – chyba że ze względu na zainteresowanie przyszłymi rekrutacjami, sami kandydaci wyrażą zgodę na dłuższe wykorzystywanie ich danych. To tylko niektóre kwestie, które Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnia w swoim nowym poradniku.
Nowoczesne technologie ujarzmione przez RODO
Wskazuje w nim także, że korzystanie z nowoczesnych technologii w procesie rekrutacji nie zwalnia z poszanowania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Dotyczy to np. rekrutacji on-line. Szczególnej troski o dane osobowe wymaga także wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań technicznych do ewidencji czasu pracy, kontrolowania poczty elektronicznej oraz monitorowania aktywności zatrudnionych.
Wytyczne poparte analizą
Przygotowanie przez UODO praktycznego poradnika poprzedziły konsultacje społeczne. Korzystając z nich, pracodawcy zgłosili do Urzędu wiele pytań i wątpliwości, zwłaszcza dotyczących konkretnych sytuacji, z którymi spotykają się na co dzień. Publikacja wyjaśnia, jak powinni w nich postąpić.
Wskazówki UODO są obszerne i kompleksowe. Dotyczą zarówno tego, jak przetwarzać dane osobowe podczas rekrutacji, jak i całego okresu zatrudnienia w różnych jego formach, np. umów cywilnoprawnych.
– Przydatne informacje znajdą tu i pracodawcy, i agencje zatrudnienia, i pracownicy, chcący dowiedzieć się, jakie prawa przysługują im na mocy RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – mówi dr Edyta Bielak-Jomaa, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. – Wiele wskazówek i wyjaśnień odnosi się też do relacji między pracodawcą a innymi podmiotami – związkami zawodowymi, podmiotami świadczącymi usługi z zakresu medycyny pracy lub firmami szkoleniowymi.
Poradnik jest dostępny na stronie internetowej Urzędu – www.uodo.gov.pl.
UODO edukuje
Poradnik dla pracodawców to kolejne z serii przygotowanych przez UODO wydawnictw edukacyjnych, pomagających we właściwym rozumieniu i stosowaniu przepisów RODO w poszczególnych obszarach. Dotychczas ukazały się:
- „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”,
- „Ochrona danych osobowych w kampanii wyborczej”,
- „Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego”.
 Skrót poradnika | 53 kB |
 Poradnik | 1418 kB |
 Prezentacja | 551 kB |
