Do utraty akt sprawy może dojść w toku postępowania, jak i już po jego zakończeniu. Konieczność odtworzenia akt w pierwszym wypadku jest oczywista, albowiem ich brak uniemożliwia jego dalsze kontynuowanie.

W razie utraty akt postępowania już zakończonego, potrzeba ich odtworzenia może wynikać z konieczności zapewnienia stronom, bądź samemu organowi możliwości realizowania ich - odpowiednio - praw albo kompetencji. W niniejszej sprawie potrzeba odtworzenia akt sprawy wynikała z konieczności zapewnienia skarżącej możliwości dostępu do akt zakończonej już sprawy w przedmiocie pozwolenia na użytkowanie budynku gospodarczo-warsztatowego zlokalizowanego na działce nr 539 w I. Sąd podziela ocenę organu, że w takiej konfiguracji faktycznej, potrzeba odtworzenia akt wystąpiła. Sąd zgadza się również ze stanowiskiem, że wobec braku stosownej regulacji w Kodeksie postępowania administracyjnego normującej procedurę odtworzenia akt administracyjnych należ w drodze analogii stosować przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi; decydując się na odtworzenie akt administracyjnych organ jest zobowiązany w pierwszej kolejności wydać postanowienie w oparciu o art. 123 § 2 k.p.a. o wszczęciu/ podjęciu postępowania w przedmiocie odtworzenia akt administracyjnych. W postanowieniu tym należy:

1. jednoznacznie określić, czy akta zostały zagubione, czy też zostały zniszczone, oraz wskazać na okoliczności faktyczne, z których taki wniosek wynika;
2. oznaczyć zakres akt podlegający odtworzeniu; czy akta organ zamierza odtworzyć w całości, czy też w części;
3. wyznaczyć czynności rekonstrukcyjne, a więc wskazać charakter i kolejność poszczególnych czynności procesowych zmierzających do odtworzenia akt; do kogo i po co (po jakie dokumenty) organ będzie się zwracał, czy będzie przesłuchiwał świadków, czy będzie korzystał z pomocy biegłych, itd.

Po przeprowadzeniu tego postępowania organ powinien wydać kolejne postanowienie, w którym:

1. stwierdza odtworzenie akt w całości lub części lub niemożliwość/bezprzedmiotowość odtworzenia akt w całości lub w części;
2. wskazuje jakie elementy akt zostały odtworzone i w jaki sposób; czy poprzez uzyskanie odpisów, kserokopii, fotokopii, zaświadczeń, zeznań świadków co do treści danego dokumentu, rozstrzygnięcia decyzji, itd.
3. stwierdza, że zakłada akta administracyjne i włącza do nich odtworzone w toku postępowania dokumenty, albo że dokumenty te podlegają włączeniu do istniejących już akt sprawy (gdy odtworzeniu podlega część akt);

Przekładając omówione paradygmaty normatywne postępowania w przedmiocie odtworzenia akt administracyjnych na okoliczności faktyczne kształtujące niniejszą sprawę Sąd zwraca uwagę, że wszczynając postępowanie organ I instancji w ogóle nie wydał postanowienia w trybie art. 123 § 2 k.p.a., nie określił, czy akta podlegające odtworzeniu zaginęły, czy zostały zniszczone. Nie wskazał również, czy odtworzeniu podlegają akta w całości, czy też jedynie w części, a jest to okoliczność o tyle istotna, że finalnie odtworzono wyłącznie niektóre (trzy) dokumenty z akt sprawy podlegających odtworzeniu.

Źródło: CBOSA