Porównywanie się z innymi, obserwowanie i korzystanie z dobrych, sprawdzonych wzorców, to jedna z najskuteczniejszych metod zarówno samodoskonalenia, jak doskonalenia zarządzania organizacją. Dlatego też na tych dwóch najskuteczniejszych metodach - benchmarking u i benchlearningu – oparty został projekt „Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jst”, realizowany przez Związek Miast Polskich w partnerstwie ze Związkiem Gmin Wiejskich i Związkiem Powiatów, a finansowany przez MSWiA z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL, Dz. 5.2. W projekcie uczestniczy 45 jednostek: gmin wiejskich, miast i powiatów.
Benchmarking polega na dokonywaniu porównań z innymi organizacjami i wprowadzaniu usprawnień do własnej działalności w oparciu o doświadczenia obserwowane w innych organizacjach. Benchlearning natomiast to metoda edukacyjna, w ramach której współpracujące organizacje działają wspólnie w dłuższym okresie, porównując uzyskiwane wyniki, metody działania i opracowują plany usprawnień.
Praca warsztatowa praktyków samorządowych - w małej grupie poświęconej danej dziedzinie, w ramach której świadczone są usługi publiczne, np. zdrowie, oświata, gospodarka komunalna, infrastruktura drogowa – z wymianą wiedzy i doświadczeń, sprawdziła się w latach 2007-2010, gdy ponad 600 jednostek samorządu terytorialnego wzięło udział w pracach Grup Wymiany Doświadzceń (GWD), w ramach projektu „Budowanie potencjału instytucjonalnego jst do lepszego dostarczania usług publicznych”, realizowanego przez trzy związki samorządowe, a finansowanego z tzw. funduszu norweskiego. Dlatego obecny projekt jest korzysta z metodyki, którą znalazła uznanie wśród samorządowców.
Na czym polega praca w GWD?
W pracach każdej grupy bierze udział kilka osób uczestniczących w zarządzaniu daną usługą w danej jednostce: jedna osoba z poziomu zarządzania strategicznego (kierownictwo), jedna osoba z poziomu średniego szczebla kierowniczego oraz jedna osoba z poziomu bezpośredniego zarządzania dostarczaniem danej usługi. Taki skład osób z jednej strony gwarantuje podjęcie politycznej decyzji wdrażania usprawnień w zarządzaniu usługami oraz ich realną wykonalność, a z drugiej strony integruje cały zespół zarządzający daną usługą na różnych poziomach struktury jednostki. Grupa spotyka się raz na kwartał, łącznie w ciągu dwu lat trwania projektu odbędzie się 8 spotkań. Ważna jest też intensywną praca własna oraz komunikacja pomiędzy członkami grupy, za co odpowiada moderator grupy. Pracownicy biur związków zestawiają dane zebrane przez uczestników, dokonują obliczeń wyników badań i opinii mieszkańców, przygotowują materiały na spotkania, organizują logistykę.
Praca w grupach wymiany doświadczeń obejmie pomiar nakładów i wyników w ramach danej usługi, monitoring jakości oraz badanie satysfakcji odbiorców usługi, a następnie porównywanie danych z innymi członkami grupy, i na tej podstawie w trakcie dalszej pracy wyciąganie wniosków w celu wprowadzania usprawnień. Przedmiotem porównania będą także formy organizacyjne dostarczania usług u poszczególnych członków grupy. Produktem pracy każdej jednostki, uczestniczącej w danej grupie po pierwszym rocznym cyklu będzie plan wdrożenia konkretnych usprawnień w zarządzania daną usługą. W trakcie drugiego rocznego cyklu uczestnicy będą kontynuować wymianę doświadczeń, z położeniem nacisku na aspekt wdrażania opracowanych planów usprawnień. Aby dodatkowo wzmocnić walor praktycznej użyteczności spotkań grupy, każde z nich odbywa się w siedzibie jednego z uczestników grupy i jest okazją do prezentacji i omówienia jego praktycznych doświadczeń. Ze względu, iż PO KL zobowiązuje wszystkich realizatorów dofinansowanych projektów do osiągnięcia rezultatów, odpowiadających trzem tzw. filarom dobrego rządzenia, jednym z elementów pracy każdej z grup będzie aspekt zmniejszenia liczby decyzji administracyjnych wydawanych po terminie lub uchylanych przez SKO, jako sposób oceny jakości i efektywności świadczenia danej usługi.
Portal wiedzy samorządowej
Wszystkich zainteresowanych zapraszamy na stronę internetową projektu. Jest ona dostępna pod znaną domeną www.jst.org.pl, która w wyniku zebranej i dostępnej wiedzy staje się powszechnym portalem wiedzy samorządowej. Ze strony można przejść do Bazy Dobrych Praktyk Samorządowych, w których obecnie jest już 300 opisanych przypadków z różnych dziedzin. Ponadto można także skorzystać z Mapy kompetencji jst – bazy przepisów obowiązujących gminy i powiaty, usystematyzowanych podmiotowo i przedmiotowo. Można także zajrzeć do Biblioteki Samorządowca, sprawdzić czym życie Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego, a następnie przejść do śledzenie nowości w samorządowym Dzienniku Warto Wiedzieć.
