Nowelizacją ustawy z dnia 23 marca 2017 r. o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta ustawodawca szerzej uregulował kwestię przechowywania dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej oraz wprowadził przepisy o odpowiedzialności za naruszenie obowiązków w tym zakresie.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 30a ustawy w przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przekazuje dokumentację medyczną wskazanym w ustawie podmiotom, w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

W pierwszej kolejności dokumentację medyczną podmiotu zaprzestającego wykonywania działalności leczniczej przejmuje podmiot, który przejął jego zadania. W przypadku braku takiego podmiotu za przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu udzielania świadczeń zdrowotnych odpowiada:

• podmiot tworzący albo sprawujący nadzór – w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o działalności leczniczej albo instytutu badawczego, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
• podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, z którym podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej – w przypadku pozostałych podmiotów leczniczych oraz praktyki zawodowej;
• właściwa okręgowa izba lekarska albo okręgowa izba pielęgniarek i położnych – w przypadku śmierci odpowiednio lekarza albo pielęgniarki lub położnej, wykonujących zawód w formie praktyki zawodowej.

W przypadkach, o których mowa w art. 108 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej (wykreślenie wpisu z rejestru podmiotów prowadzących działalność leczniczą), organ prowadzący rejestr wzywa podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych podlegający wykreśleniu do wskazania, w wyznaczonym terminie, nazwy (firmy) i adresu podmiotu, z którym zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej. W razie bezskutecznego upływu terminu organ prowadzący rejestr określa sposób postępowania z dokumentacją medyczną, na koszt podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych podlegającego wykreśleniu. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej, za przechowywanie dokumentacji medycznej odpowiada wojewoda.

Powyższych zasad nie stosuje się do dokumentacji medycznej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 13 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. Taka dokumentacja po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej jest przechowywana i udostępniana przez jednostkę podległą ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, właściwą w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia, w Systemie Informacji Medycznej. Wyłączenie to nie dotyczy podmiotu, który przejmuje zadania podmiotu zaprzestającego działalności. 

Podmiot tworzący albo sprawujący nadzór, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, z którym podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej, okręgowa izba lekarska albo okręgowa izba pielęgniarek i położnych oraz wojewoda, którzy przejęli obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji medycznej mogą zawrzeć umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotem trzecim, pod warunkiem zapewnienia ochrony danych osobowych oraz prawa do kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych przez podmiot przyjmujący te dane. Osoby, które w związku z realizacją umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych uzyskały dostęp do informacji związanych z pacjentem są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy, także po śmierci pacjenta. W przypadku zaprzestania przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej przez podmiot, któremu powierzono takie przetwarzanie, w szczególności w związku z jego likwidacją, jest on obowiązany do przekazania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej podmiotowi, który powierzył przetwarzanie tych danych. 

W przypadku niedopełnienia obowiązków dotyczących postępowania z dokumentacją medyczną po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej organ prowadzący rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą nakłada, w drodze decyzji administracyjnej, na ostatniego kierownika podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, likwidatora albo syndyka karę pieniężną w wysokości do trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W przypadku praktyk zawodowych lekarzy uchwałę w sprawie nałożenia kary pieniężnej podejmuje właściwa okręgowa rada lekarska. W przypadku praktyk zawodowych pielęgniarek uchwałę w sprawie nałożenia kary pieniężnej podejmuje właściwa okręgowa rada pielęgniarek i położnych. Organem wyższego stopnia w sprawach nałożenia kary pieniężnej jest minister właściwy do spraw zdrowia. Środki finansowe pochodzące z kar pieniężnych, stanowią:

• dochód budżetu państwa – w przypadku podmiotów leczniczych;
• przychód właściwej okręgowej izby lekarskiej – w przypadku praktyk zawodowych lekarzy;
• przychód właściwej okręgowej izby pielęgniarek i położnych – w przypadku praktyk zawodowych pielęgniarek.

Pobocznie warto tylko odnotować, że stosowne zmiany legislacyjne, związane z nałożeniem nowych zadań na samorządy zawodowe, zostały również wprowadzone w ustawie o izbach lekarskich oraz w ustawie o samorządzie pielęgniarek i położnych.