Do konsultacji publicznych skierowano projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W następstwie zmiany art. 298(1) Kodeksu pracy 1 stycznia 2019 r. straci moc obowiązującą rozporządzenie z 1996 r.
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 298(1) Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi w drodze rozporządzenia:
- zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
- sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
- sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom uprawnionym do renty rodzinnej.
Rozporządzenie ma uwzględniać również zmiany związane z nowym prawem w zakresie ochrony danych osobowych.
Projektowane rozporządzenie w rozdziale 3 reguluje szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w takiej postaci wymaga bowiem odrębnej, szczegółowej regulacji celem zapewnienia bezpieczeństwa danych zgromadzonych w tak prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Dokument w postaci elektronicznej wymaga posiadania dwóch istotnych cech, tj. zapewnienia autentyczności pochodzenia, czyli możliwości identyfikacji osoby dokonującej wpisu oraz zachowania integralności treści dokumentacji. W rozdziale 4 przewidziane są regulacje dotyczące przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
Rozdział 5 projektowanego rozporządzenia określa sposób doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, będzie istniała do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który co do zasady obejmie okres zatrudnienia i okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustaje stosunek pracy. Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej przewiduje również art. 949 Kodeksu pracy. Przepis dotyczy sytuacji zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie. Odebranie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej postaci będzie możliwe w terminie 30 dni od dnia odebrania zawiadomienia w tej sprawie.
Z projektem można zapoznać się tutaj.