W myśl art. 158 ust. 6 ustawy - Prawo oświatowe w terminie 7 dni od dnia podania do publicznej wiadomości listy kandydatów przyjętych i kandydatów nieprzyjętych, rodzic kandydata lub kandydat pełnoletni może wystąpić do komisji rekrutacyjnej z wnioskiem o sporządzenie uzasadnienia odmowy przyjęcia kandydata do danego publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kwalifikacyjny kurs zawodowy lub na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych.

Natomiast w ust. 7 doprecyzowano, że uzasadnienie sporządza się w terminie 5 dni od dnia wystąpienia przez rodzica kandydata lub kandydata pełnoletniego z wnioskiem, o którym mowa na wstępie. Uzasadnienie zawiera przyczyny odmowy przyjęcia, w tym najniższą liczbę punktów, która uprawniała do przyjęcia, oraz liczbę punktów, którą kandydat uzyskał w postępowaniu rekrutacyjnym.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 10 czerwca 2020 r.(II SA/Po 930/19) zwrot w powyższym przepisie "uzasadnienie zawiera przyczynę odmowy" nakazuje wyjaśnić jakie względy zadecydowały o niezakwalifikowaniu dziecka do grupy uczniów przyjętych na pierwszy rok do szkoły. Co do zasady rekrutacja to element procesu zarządzania zasobami ludzkimi, sformalizowany proces naboru osób do organizacji, w tym wypadku do szkoły, przeprowadzany się wg określonych kryteriów oceny z pośród kandydatów konkurujących ze sobą. Podanie zatem przyczyn odmowy wymaga wskazania jakich kryteriów oceny kandydat nie spełnia lub podania wraz z odniesieniem do zastosowanej punktacji konkursowej, a także wyjaśnienia z jakich przyczyn odmowy przyznania punktacji za osiągnięcia zadeklarowane i udokumentowane przez kandydata na ucznia.

Źródło: CBOSA