Szkoła przetwarza dane osobowe w dziennikach elektronicznych na podstawie przepisów prawa, które nakładają na nią obowiązek prowadzenia tej dokumentacji, czyli w oparciu o podstawę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W związku z tym szkoła nie musi pozyskiwać od rodziców zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, aby przetwarzać te dane zgodnie z prawem.

Szkoły prowadzą dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Tak wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.

Dziennik lekcyjny zawiera szereg informacji, w tym dane osobowe zarówno uczniów, jak i ich rodziców. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania oraz adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów,(§ 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji). W tym miejscu należy zaznaczyć, że zgodnie z Prawem oświatowym ilekroć w przepisach jest mowa o rodzicach, należy przez to rozumieć także prawnych opiekunów dziecka oraz osoby (podmioty) sprawujące nad nim pieczę zastępczą.

Zgodnie z rozporządzaniem w sprawie dokumentacji dzienniki lekcyjne mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej (dzienniki elektroniczne), a za zgodą organu prowadzącego szkołę mogą być prowadzone wyłącznie w tej postaci.

Ponadto szkoła, która prowadzi dziennik elektroniczny, musi zapewnić ochronę danym zawartym w dzienniku, m.in. przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Dodatkowo szkoła, która prowadzi dokumentację z wykorzystaniem dziennika w formie elektronicznej ma obowiązek umożliwić bezpłatny wgląd rodzicom do tego dziennika, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

Źródło: UODO