Rekrutacja do szkół i przedszkoli a RODO

Rekrutacja do szkół i przedszkoli a RODO fotolia.pl

Rodzice zwracają się do UODO z licznymi pytaniami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych podczas trwającej obecnie rekrutacji do szkół i przedszkoli.

Zakres danych osobowych, które zawiera wniosek o przyjęcie do placówki oświatowej. Są to dane osobowe kandydata, m.in. jego: imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL oraz adres miejsca zamieszkania. Do wniosku załącza się również dokumenty, które potwierdzają odpowiednio spełnianie przez kandydata określonych w ustawie kryteriów.

W sytuacji gdy np. liczba kandydatów okaże się większa niż ta przewidziana przez szkołę, przepisy zakładają konieczność dołączenia do wniosku dodatkowych dokumentów, np.: prawomocnego wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację lub aktu zgonu, oświadczenia o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem, czy też oświadczenia o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata.

Jako inny przykład złożenia dodatkowych dokumentów w procesie rekrutacji, można podać kandydatów ubiegających się o przyjęcie do publicznych szkół podstawowych o profilu sportowym. Muszą oni bowiem przedłożyć w szkole orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, świadczące o ich stanie zdrowia umożliwiającym podjęcie nauki w tychże szkołach.

Do UODO napływają w związku z prowadzonymi rekrutacjami pytania, sygnalizujące zbieranie przez szkoły danych, takich jak: numer PESEL, numer i seria dowodu osobistego rodziców kandydata. W tym wypadku zbieranie takich danych stanowi naruszenie nie tylko prawa oświatowego, ale i zasad, o których mowa w art. 5 RODO.

W trakcie rekrutacji organ prowadzący przedszkole lub szkołę pozyskuje bardzo wiele danych dotyczących nie tylko samego dziecka, ale także jego rodziców. Dlatego tak ważne jest odpowiednie informowanie rodziców i uczniów o tym, co dalej będzie się działo z tymi danymi.

Prawo oświatowe pozwala na przeprowadzanie postępowania rekrutacyjnego z wykorzystaniem systemów informatycznych. W takiej sytuacji możliwe jest sporządzenie formularza elektronicznego zawierającego odpowiednią klauzulę informacyjną, co powinno stanowić jego niezbędny element.

Warto odnotować, że dane uzyskane podczas postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły. Natomiast dane osobowe kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Wyniki rekrutacji podaje się do publicznej wiadomości, podając imię i nazwisko kandydata oraz adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do danej placówki. W związku z obecną sytuacją epidemiczną – zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie specustawy Covidowej, wyniki postępowania rekrutacyjnego w formie list kandydatów, o których mowa w art. 158 ust. 1 i 3 Prawa oświatowego, podaje się do publicznej wiadomości także na stronach internetowych tych jednostek. W ocenie UODO nie jest natomiast dopuszczalne publikowanie tych  list na portalach społecznościowych czy fanpage placówek oświatowych.

Administrator przed udostępnianiem danych powinien dokonać analizy ryzyka, jakie wiąże się z publikacją list w Internecie. Ważna jest zasada minimalizacji danych czy ograniczenia przechowywania. Zatem należy przetwarzać te dane, które są ograniczone oraz przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane. UODO jednak zaleca, aby dyrektorzy korzystali z form komunikacji elektronicznej i indywidualnie informowali kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji.

Źródło: UODO

Śr., 29 Kw. 2020 0 Komentarzy Dodane przez: Patrycja Grebla-Tarasek