Administratorem SIO jest Minister Edukacji Narodowej. Administratorami lokalnych baz danych Systemu Informacji Oświatowej są dyrektorzy szkół (lub wyznaczeni przez nich pracownicy).

Zmieniły się zasady zbierania danych. Odchodzi się od formuły gromadzenia informacji zbiorczych, na rzecz danych jednostkowych. W konsekwencji wszystkie dane gromadzone i przetwarzane w SIO, dotyczące zarówno uczniów i nauczycieli, jak i placówek oświatowych – będą danymi jednostkowymi.

Jednostkowa formuła gromadzenia danych polega na tym, że dane oświatowe będą opisywały nie, jak dotychczas, pewien zbiór osób, np. liczbę uczniów klas pierwszych danej szkoły, lecz konkretną osobę lub jednostkę organizacyjną o ustalonej tożsamości lub cechach identyfikacyjnych.

Tożsamość uczniów i nauczycieli będzie identyfikowana w systemie przez imię, nazwisko oraz  numer PESEL. Z kolei tożsamość szkoły, placówki oświatowej czy innej jednostki organizacyjnej będzie identyfikowana przez np. nazwę jednostki, adres jej siedziby i numer REGON.

Powstanie Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO), czyli aktualizowany na bieżąco jednolity katalog szkół i placówek oświatowych. Będzie on występował jako część bazy danych SIO i miał status krajowego rejestru urzędowego.

Zawierał będzie podstawowe dane charakteryzujące rodzaj działań oświatowych, wychowawczych lub opiekuńczych prowadzonych w danej jednostce, m.in. takie jak: nazwa i typ szkoły lub rodzaj placówki: określenie specyfiki szkoły oraz kategorii osób z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego, dla których szkoła została zorganizowana;  określenie statusu publicznoprawnego;  określenie profili kształcenia.

Dane dotyczące uczniów i nauczycieli podzielono na identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL) i dziedzinowe. Dane dziedzinowe to informacje „oświatowe", tj. takie, których gromadzenie jest niezbędne do realizacji zadań związanych z zapewnieniem prawa do nauki.

Poprzez SIO  samorządy będą miały dostęp do danych o miejscu zamieszkania uczniów w formie raportów (zawierających dane odpersonalizowane).

Do systemu wprowadzane będą też informacje o liczbie nauczycieli, z którymi planowane jest rozwiązanie stosunku pracy albo stosunek pracy wygaśnie. Informacja taka wprowadzana będzie przez dyrektorów szkół i placówek oświatowych.

Do SIO wprowadzone będą także dane o liczbie pracowników zatrudnionych w urzędach samorządowych, zajmujących się zarządzaniem oświatą.